Que atividade faz parte do processo de encerramento?

Escrito por Project Builder em 19/11/2018. Postado em Projetos.

Quando um projeto chega ao fim, as equipes são desmobilizadas, as entregas estão concluídas, há o fim das pendências e os stakeholders são redirecionados a novos trabalhos. No entanto, o trabalho do gerente de projetos ainda não acabou.

O termo de encerramento de projeto faz parte de uma etapa fundamental que, muitas vezes, acaba sendo colocada de lado pelos envolvidos. Na maioria das vezes, esse erro costuma se repetir em trabalhos de diversos setores porque as equipes se envolvem em novos projetos antes de finalizarem formalmente aquele que chegou ao fim.

Você sabia que tal prática pode disseminar um resultado nada saudável entre os envolvidos? Um projeto que já deveria ter sido finalizado, mas apresenta pendências a serem solucionadas, é um problema que ninguém quer enfrentar, concorda? Continue lendo este artigo e saiba mais sobre o assunto!

O que é a finalização de um projeto?

Segundo o Guia PMBOK, o processo de finalização de um projeto é o momento em que as atividades de todos os grupos de gerenciamento são concluídas. Esse término precisa acontecer de modo formal e documentado.

Na maior parte dos casos, os projetos costumam se encerrar por um dos motivos abaixo:

• absorção: quando eles passam a ser uma unidade de negócio independente;
• esgotamento: os recursos do projeto são cortados;
• integração: os recursos são retirados do projeto atual e devolvidos à empresa — ou alocados em outros trabalhos.
• extinção: o projeto é concluído e aceito.

Qual é a função do termo de encerramento de projeto?

O gerente de projeto e toda a equipe envolvida precisam ter o máximo de cuidado ao encerrar o trabalho (ou uma fase dele). O termo processual tem funções específicas, que visam garantir:

• a satisfação com os critérios de sucesso do projeto;
• a verificação e a documentação das entregas;
• a formalização da aceitação das entregas;
• a transferência dos produtos e serviços do projeto para a próxima fase;
• a audição do sucesso ou fracasso;
• o registro das lições aprendidas e informações úteis para o uso futuro da organização;
• o arquivamento de toda a documentação coletada;
• a investigação e documentação do cancelamento do projeto.

Como concluir o projeto?

É possível que o termo de encerramento de projeto seja um dos processos mais polêmicos da área. Para que os furos não se transformem em pendências no futuro, exige-se o máximo de atenção.

A seguir, vamos falar mais sobre as três partes dessa etapa, discutindo o propósito de cada uma. Vale lembrar que nenhuma empresa é igual: por conta das diferenças, é preciso que você adapte os processos, bem como os documentos necessários, de acordo com o seu contexto.

Coleta de lições aprendidas

Se você acompanha nosso blog, sabe que já abordamos esse tópico outras vezes. Afinal, conhecer a melhor forma de lidar com as lições aprendidas é um passo importantíssimo não só para o encerramento do projeto, mas para munir o escritório de projetos (PMO) quanto ao que funcionou ou não.

A gestão desse tipo de dado é responsável pela melhoria na performance dos trabalhos que virão. Isso reduzirá o número de erros e incentivará outros gerentes de projetos a atuarem preventivamente contra problemas, copiando estratégias bem-sucedidas.

Portanto, faça questão de envolver todas as partes interessadas que julgar possível ou necessário. Você pode conduzir essa fase de modo simples: basta perguntar (e documentar) o que deu certo ou saiu errado.

Depois de coletar as informações, promova uma reunião para discutir as lições aprendidas com os envolvidos (e o PMO). Tal etapa precisa gerar um documento consolidado, que será mantido como referência na identificação de padrões positivos ou negativos e na modificação de processos.

Encerramento interno ou de contratos

O encerramento interno é o momento para o repasse de todos os dados sobre o trabalho que foi concluído. As áreas operacionais devem ser comunicadas de modo que possam continuar o projeto. Para que o suporte seja eficiente, é preciso que o gerente informe:

• a documentação técnica do projeto: todos os documentos relacionados, incluindo contratos, fluxogramas, planilha de custos, informações financeiras, proposta técnica e códigos dos ativos no sistema de patrimônio (CMDB);
• os equipamentos, serviços disponibilizados e materiais: identificação de todas as entregas enviadas à operação;
• a garantia e o contrato de manutenção: reunião dos contratos de manutenção e da garantia de cumprimento;
• os serviços mensais de operação: detalhes sobre as trabalhos a serem concluídos todo mês — inclusive a identificação dos responsáveis, dos setores, da duração e da pessoa que aprovou o repasse.

Encerramento externo ou administrativo

Por fim, o encerramento externo é o termo em que o cliente dá o aceite final do projeto. Isso significa que o documento é um registro de que, de fato, todas as pendências estão encerradas e o projeto pode ser dado como concluído.

Fique atento, pois se trata da etapa mais importante do encerramento. Sem o termo, o gerente de projetos estará sempre responsável pelo trabalho, portanto é necessário que essa desvinculação ocorra de modo documental.

Vale ressaltar que, para chegar até esse passo, é conveniente dar atenção à coleta de lições aprendidas, sem ignorar o encerramento interno. Assim, o cliente terá mais chances de se sentir seguro quanto ao suporte que receberá ao contratar novos serviços.

É bastante comum notarmos projetos que se prolongam por mais tempo do que o necessário. Em muitos casos, isso acontece por conta da falta de empenho dos envolvidos na realização de um término adequado.

A consequência natural é que os gerentes de projetos assumem as responsabilidades de um novo trabalho sem que resolvam as pendências do anterior. Desse modo, o acúmulo de funções é cada vez mais frequente.

Gestores que precisam lidar com um alto número de projetos em aberto tendem a sofrer, pois é preciso dividir a atenção e a energia para dar conta de todos os resultados.

Agora que você já sabe mais sobre a importância do termo de encerramento de projeto, que tal conhecer uma única solução capaz de alavancar a gestão de projetos em sua empresa, de forma otimizada e profissional?

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