Atualizado em 16/08/22 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): ERP / Estratégia / Processos e Organização / Produção
Não são raros os casos em que assumi novos projetos onde o gestor buscava substituir sua solução em software atual pelo nosso sistema ERP. O número sobe ainda mais se considerarmos todas as empresas interessadas em mudar para uma nova ferramenta e que tive contato através de reuniões comerciais. Cada vez mais essa situação ocorrerá, tendo em vista que decresce constantemente o número de empresas que ainda não dispõem de um sistema para lhes auxiliar a gerenciar suas rotinas e resultados.
Desta forma, projetos de implantação em que o fornecedor do software assume a gestão do negócio do zero, sem precisar integrar-se ou importar dados de qualquer outra ferramenta, são cada vez mais raros.
Muitos motivos podem ser apresentados para justificar essa substituição, porém, alguns são os mais recorrentes, dentro da vivência que tenho no assunto.
Neste artigo identificarei 5 das principais razões que gestores usam para justificar a mudança. Confira:
1. Falta de funcionalidades
Não é difícil imaginar que este seja um dos principais motivos para trocar um sistema. Qualquer programa só é útil a uma empresa se o mesmo dispuser de funcionalidades que sejam aderentes à rotina do usuário e da empresa, como um todo. Caso a empresa precise mudar sua forma de trabalhar e necessite de recursos que sua ferramenta atual não é capaz de fornecer, esta é uma forte motivação para trocar de software.
Normalmente, nesses casos, a empresa primeiro um faz contato com o seu fornecedor e tenta acordar o desenvolvimento das funcionalidades que necessita. Quando há uma recusa por parte do fornecedor em atender a esse pedido, o caminho mais comum é o gestor procurar no mercado algum sistema que se encaixe na sua nova maneira de trabalhar e que possa ser utilizado pela sua equipe com mais flexibilidade.
Veja também: ERP: o que é, para que serve, como funciona e exemplos
2. Valor cobrado já não é compatível com a realidade financeira da empresa
Se analisarmos o cenário político-econômico brasileiro, não é surpresa que a dificuldade em honrar com os valores devidos ao fornecedor seja uma motivação para trocar de sistema. Às vezes a empresa está satisfeita com o programa, o projeto está caminhando bem, possuem bom relacionamento com o parceiro, porém, a crise esvaziou seus cofres e é preciso enxugar o orçamento para que a empresa se mantenha ativa.
A investida inicial é entrar em contato com o fornecedor atual e tentar negociar melhores condições, caso haja satisfação com os resultados atuais do projeto. Normalmente o resultado é a manutenção da parceria e as duas partes entram em acordo. Porém, nos casos em que a empresa não consegue negociar melhores condições para que ela consiga honrar seus compromissos com o fornecedor, a saída encontrada é buscar no mercado uma solução que consiga atender suas necessidades e que se encaixe no orçamento, sem comprometer demais despesas da empresa.
3. Sistema não possui mais aderência com legislação atual
Assim como qualquer coisa em nossa vida, a manutenção é a chave para a longevidade. Da mesma maneira que uma pessoa que não faz exames regularmente, não cuida da alimentação e não mantém uma boa rotina de exercícios possui mais propensão a ter problemas de saúde, um sistema não é muito diferente disso.
Se incluirmos nessa equação a legislação brasileira e suas infindáveis atualizações e novas obrigatoriedades, um sistema que deseja manter seus clientes por anos e anos, deve também fazer suas atualizações sempre que necessário.
É impensável um sistema feito em 2013 ser capaz de atender a obrigação do CEST, por exemplo. Esse sistema precisa ser modificado para que seja capaz de fornecer aos seus clientes, ferramentas capazes de auxiliá-los a se encaixar nessa nova obrigatoriedade imposta pelo governo.
Desta forma, todos os programas que não possuem manutenções frequentes, dificilmente conseguirão manter seus clientes por um longo período e sempre perderão a concorrência para conseguir novos projetos, frente a fornecedores que já dispõem das atualizações necessárias.
4. Sistema atual não pode ser acessado por dispositivos móveis
Em nosso blog este é um assunto muito presente: a crescente necessidade de controlar a empresa remotamente, seja por motivo de viagem ou qualquer outro que impeça o gestor ou funcionário a estarem presentes na empresa todos os dias.
Principalmente para os vendedores que precisam deslocar-se até os clientes para negociarem novas vendas, o acesso remoto ao sistema da empresa é de suma importância para melhorar a comunicação do vendedor com a equipe financeira e de produção, já que todos os novos pedidos são registrados no mesmo sistema que os demais setores da empresa também possuem acesso, sem necessidade de transcrição ou importação, o que pode incorrer em erros ou em um atraso na informação das vendas, já que ao registrar o pedido via internet, a carteira de venda está atualizada em tempo real com todos os vendedores e representantes.
Em sistemas desktop (aqueles que você precisa instalar o programa na máquina do usuário) o acesso via internet é muito difícil de ser habilitado e, quando é, dispositivos móveis como smartphones e Tablets, raramente podem ser utilizados para o acesso.
Cada vez mais empresas buscam soluções em software que possuam tecnologia web e proporcionem tal facilidade ao gestor e sua equipe.
Veja também: ERP Online para pequenas empresas: como funciona e quais suas vantagens?
5. Dificuldade de contato com o fornecedor
Essa motivação geralmente vem acompanhada de uma ou mais motivações apresentadas neste artigo.
A dificuldade em estabelecer contato com o fornecedor é apresentada quando o cliente precisa renegociar uma dívida, ou apresenta alguma dúvida/dificuldade com o sistema e busca o contato com o seu fornecedor e este mostra-se pouco interessado em atender a solicitação do cliente.
Em casos extremos, já recebi relatos de que funcionários da empresa desenvolvedora da ferramenta não apenas pareciam fugir do atendimento ao cliente como quando o faziam, demonstravam impaciência e até destratavam o cliente.
O relacionamento cliente-fornecedor deve ser o mais cordial possível, e no ramo de sistemas de informação, isso não é diferente. O atendimento via suporte ou SAC deve buscar tranquilizar e resolver eventuais problemas que o cliente esteja passando e não criar um novo. Quando a relação é dificultada e o cliente não possui mais confiança na ferramenta e nas pessoas que a mantém, a saída geralmente é buscar um novo fornecedor.