As organizações sempre buscam por mais eficiência. E na era da informação, ter controle sobre os dados é fundamental para a excelência operacional. Por isso, o sistema de informação gerencial está sendo implementado nas mais diversas áreas, desde a manufatura até a medicina.
Vamos ver mais sobre como esses sistemas funcionam passando pelos seguintes assuntos:
● O que é o sistema de informação gerencial?
● Qual a função do sistema de informação gerencial?
● Quais as vantagens e desvantagens do sistema de informação gerencial?
Um Sistema de Informação Gerencial é um conjunto de elementos informativos sobre as condições da empresa aos gerentes, mantendo eles a par de tudo o que está acontecendo e possibilitando uma tomada de decisão mais precisa.
Ele é constituído por uma rede de sistemas e estratégias de informação e controle, como implementação de procedimentos e rotinas, softwares de controle de projetos, bancos de dados acessíveis e protegidos, redes de comunicação informatizadas, etc.
Todos esses componentes de um Sistema de Informação Gerencial são implementados com o objetivo de dar maior efetividade para a organização. Eles auxiliam o gerenciamento de uma empresa, e proporcionam uma maior integração e rapidez entre os vários setores.
Um Sistema de Informação Gerencial normalmente conta com relatórios informativos sobre as tarefas desempenhadas por um departamento, que realizam o fornecimento de informações aos gerentes.
A forma de relatório mais conhecida por todos são os relatórios programados, por serem o método mais tradicional de repassar informações. Eles são estruturados para reunir dados de um determinado período de tempo e apresentá-los em um panorama geral.
Alguns exemplos são relatórios de venda diários, semanais, mensais, balanços financeiros semestrais e anuais, relatórios de visita a clientes, entre muitos outros tipos.
Já os relatórios de exceção são requisitados em situações excepcionais, ou seja, o gestor procura saber determinadas informações específicas sobre um assunto.
Podemos usar o exemplo de um gerente de uma loja de departamento que quer saber quantas unidades de determinado produto foram vendidas no trimestre, para decidir a estratégia de fornecimento e venda.
Ainda temos o caso de informes e respostas por solicitação, que é um tipo de relatório mais geral, porque é voltado para a agilidade. A ideia é que o gestor possa visualizar um panorama geral das situações para encontrar soluções rapidamente.
Por fim, o objetivo do relatório em pilhas é deixar as informações acumuladas e disponíveis para utilização do gestor sempre que houver dúvida ou necessidade. Ele faz isso coletando as informações em rede e as empilhando na área de trabalho do gestor.
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Qual a função do sistema de informação gerencial?
A principal função de todos os sistemas de informação gerencial é otimizar a comunicação interdepartamental, de forma a propiciar mais integração entre os setores e oferecer respostas mais assertivas e rápidas para os problemas.
Ele também serve para que os gerentes possam ter uma visualização mais ampla de todas as partes e processos da empresa, por meio dos sistemas integrados. Assim, essa rede de dados apoia as decisões estratégicas fundamentais que determinam os rumos de um projeto e até da organização toda.
Por isso, é um sistema que tem uma função vital para qualquer organização que dependa de comunicação constante e sincronia entre muitos setores. Para que esse fluxo de informações dentro da empresa funcione de maneira otimizada, várias tecnologias podem ser implementadas.
A empresa pode utilizar dispositivos orientados para Internet das Coisas, sistemas de apoio à decisão, blockchain, sistemas ERP, entre muitas outras.
Na implementação dos sistemas de informação gerenciais, a empresa precisa reunir as ferramentas corretas para auxiliar a administração, tendo em vista o cumprimento dos objetivos organizacionais.
Por isso, algumas práticas devem ser adotadas para que ele funcione de maneira adequada.
O primeiro passo é criar relatórios de desempenho regulares para os setores. Demonstrações financeiras, por exemplo, são muito importantes para monitorar e implementar decisões estratégicas.
Nesse sentido, é preciso coletar grandes quantidades de dados de negócios. Assim, é possível identificar padrões e tendências, permitindo fazer projeções considerando os principais fatores de desempenho dos negócios.
Dessa forma, é necessário ter um local para armazenamento e processo de dados. Bancos de dados em nuvem podem ajudar com isso. Por fim, analise os processos e veja as principais falhas e KPIs que precisam ser mudados e aprimore o sistema.
Quais as vantagens e desvantagens do sistema de informação gerencial?
Vantagem:
- A implementação de um sistema de informação gerencial traz diversos benefícios, a começar pela tomada de decisão rápida. Hoje em dia, o mercado é muito volátil, e os gerentes precisam estar cientes das oscilações para garantir a vantagem competitiva.
- Assim, com informações acessíveis e confiáveis fornecidas por um sistema de informação gerencial, podemos realizar uma gestão mais veloz e assertiva. Qualquer que seja a tomada de decisão estratégia necessária, o gestor pode contar com informações sólidas. Essa análise de dados com qualidade pode significar o aproveitamento de uma oportunidade de negócios, a melhora de um processo interno ou a alteração de algum elemento que trará maior satisfação ao cliente.
- Também há uma melhora na performance e produtividade, vez que o acesso aos dados evita perdas e desperdícios, já que com todos os processos informatizados podemos observar probabilidades de gargalos e erros, gerando uma redução de custos.
- Além disso, a adoção desses tipos de sistemas de informação é uma maneira ótima de promover uma integração positiva entre os setores, que podem compartilhar dados úteis uns com os outros. Ele melhora muito o fluxo de trabalho e a simplificação dos processos de todas as funções, já que os colaboradores de outros departamentos podem ter acesso instantâneo a informações que precisam ser requisitadas.
Desvantagem:
- Uma possível desvantagem da implementação de um sistema de informação gerencial é a falta de autonomia do trabalhador. Os colaboradores podem se sentir constantemente monitorados, gerando um clima de desconfiança.
Nesse sentido, cabe ao gestor controlar o ambiente de maneira a balancear o planejamento e controle e a independência dos funcionários. Por isso, o sistema de informação gerencial também serve para o crescimento profissional dos gestores, colocando à prova suas capacidades de organização e liderança.
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