Nem todas as empresas e equipes dispõem de um processo de gestão de projetos formal. Seja uma grande organização ou uma startup de rápido crescimento, a gestão de projetos formal talvez não tenha sido uma das prioridades para a sua equipe até agora. No entanto, digamos que está cada vez mais difícil manter a organização e colaborar com os colegas de equipe, e você se pergunta se não estaria na hora de fazer a gestão dos projetos. Será que isso só funciona em equipes com gestores de projetos dedicados? Show
Na Asana, acreditamos que as habilidades de gestão de projeto ajudam as equipes a concluir projetos com mais eficiência. Encontrar uma forma de planejar, gerir e executar o trabalho é importante para todas as equipes e empresas. Mesmo que não precise de todos os elementos de um sistema tradicional de gestão de projetos, a sua equipe certamente se beneficiará de muitos dos seus elementos fundamentais. A gestão de projetos ajuda as equipes a organizar, acompanhar e executar o trabalho circunscrito a um projeto específico. Podemos considerar um projeto como uma coleção de tarefas necessárias para realizar uma determinada meta. A gestão de projetos permite às equipes planejar, gerir e realizar o trabalho de modo a cumprir com os requisitos do projeto de acordo com o prazo estipulado. Com uma ferramenta de gestão de projetos, a sua equipe pode organizar o trabalho em um só lugar, compartilhar comentários e o progresso e, consequentemente, colaborar com mais eficácia. Leia: Como escolher um software de gestão de projetos para a sua equipeEm vez de se perder entre planilhas, e-mails e outras ferramentas para lidar com todo o seu trabalho, uma ferramenta de gestão de projetos contribui para que a sua equipe:
História da gestão de projetosA gestão de projetos desenvolveu-se da convergência de vários tipos de engenharia no início de 1900, mas as ferramentas e técnicas que definem a gestão de projetos moderna só começaram a aparecer após 1950. Àquela altura, a gestão de projetos começou a se tornar uma metodologia independente e reconhecível, aplicada com mais frequência aos projetos de engenharia. Em 1969 formou-se oficialmente o Project Management Institute (PMI), organização que teve um papel importante na definição e no estabelecimento da gestão de projetos nas décadas que se seguiram. Além de oferecer certificações para gestores de projetos, o PMI publicou em 1996 o primeiro Guide to the Project Management Body of Knowledge (o guia PMBOK), que ainda é atualizado regularmente. Tradicionalmente, o gestor de projetos era um funcionário dedicado à função, frequentemente treinado em conjuntos de ferramentas e metodologias de gestão de projetos e, por vezes, certificado por organizações como o PMI. Era preciso um gestor de projeto para conduzir um processo de gestão de projetos porque as ferramentas para isso eram difíceis de configurar e usar e, muitas vezes, demandavam conhecimento específico. A gestão de projetos moderna já não é assim. Em vez de certificações complexas e do jargão difícil de entender, hoje em dia qualquer pessoa pode ser um gestor de projeto. De fato, na Asana consideramos que, se alguém gere um projeto de qualquer tipo, essa pessoa é gestora de projetos. A flexibilidade e a democratização da gestão de projetos se devem, em grande medida, a softwares de gestão de projetos modernos e otimizados. Em lugar de ferramentas complicadas e difíceis de usar, a gestão de projetos é flexível, visual, e feita para o usuário, e não o contrário. Fundamentos da gestão de projetos modernaHá muitos termos e jargões específicos da gestão de projetos, mas isso não é tão complicado quanto parece. Caso tenha começado recentemente ou queira saber o significado de termos como “metodologia ágil” ou “escopo do projeto”, vamos explicar os tipos, componentes, processos e funções dentro da gestão de projetos. Tipos de gestão de projetosA gestão de projetos é um modo de ajudar a sua equipe a acompanhar todo o trabalho realizado a fim de cumprir os requisitos de um projeto em tempo hábil. Dentro da categoria mais ampla de gestão de projetos, há tipos, metodologias e abordagens adicionais, como estes:
Experimente a Asana para a gestão de projetos Componentes centrais e termos-chaveNão existe uma lista definida com todos os componentes da gestão de projetos, principalmente porque há diversos tipos de gestão de projetos, cada qual com os seus próprios componentes, processos e formatos. Em geral, porém, qualquer metodologia ou ferramenta de gestão de projetos inclui também estes princípios: Metas inteligentesTodos os projetos devem ter uma meta ou objetivo definidos. Ao elaborar as metas de um projeto, use a estrutura de metas SMART para assegurar-se de que hajam métricas e critérios claros para mensurar com precisão o êxito do projeto. Planejamento de projetoUm planejamento de projeto funciona como um roteiro dos elementos que a sua equipe precisa executar para ter êxito na realização das metas do projeto. Leia: Como criar um planejamento de projeto eficaz para se manter em dia com as tarefasOrçamentoA maioria dos projetos dispõe de um orçamento que restringirá e definirá o que se pode realizar durante o projeto. Riscos do projetoOs riscos do projeto são todas as coisas que podem dar errado, como, por exemplo, ultrapassar o orçamento ou perder a data de conclusão. Fazer a gestão do risco do projeto é a prática de identificar os riscos antes de começar um projeto, para que se possa preveni-los. Isso requer a criação de um registro de riscos. Escopo do projetoDurante a fase de planejamento, também se deve definir o escopo do projeto, ou seja, o seu tamanho, limitações, orçamento e metas. Conhecer isso ajuda a prevenir desvios de escopo do projeto, que ocorrem quando os entregáveis e o trabalho ultrapassam o escopo do projeto. Plano de gestão de recursosUm plano de gestão de recursos tem como objetivo definir a alocação dos recursos da equipe em termos de disponibilidade dos funcionários, ferramentas técnicas e orçamento. A criação de um plano de gestão de recursos pode ajudar a gerir e programar os recursos da equipe da melhor maneira possível de forma a maximizar a sua disponibilidade. Leia: O que é o nivelamento de recursos? (Técnicas e exemplos)ParticipantesOs participantes do projeto são todos os que estão envolvidos nele, como uma equipe multidisciplinar e uma liderança executiva. CronogramaA maioria dos projetos tem um cronograma: uma data de início, quando o trabalho se inicia, e uma data final, quando o trabalho deve estar pronto. Leia: Como criar um cronograma de projeto em sete passosEntregáveisOs entregáveis são os ativos, arquivos ou produtos prontos ao fim do cronograma do projeto, como anúncios para uma campanha de marca ou recursos novos para um lançamento de produto. MarcosMarcos são etapas sinalizadoras que representam a conclusão de um grupo de trabalhos e o início um novo ciclo de trabalhos. Ao contrário dos entregáveis, que representam um produto ou resultado, um marco é um momento no tempo. Leia: Como definir, atingir e comemorar marcos de projetoDependênciasUm projeto pode também incluir dependências, que ocorrem quando uma tarefa não pode começar antes que outra tenha sido concluída. Se o projeto tiver muitas dependências, pode ser vantajoso recorrer à visualização no estilo de gráfico de Gantt para ver os trabalhos representados num cronograma. Progresso e atualizações de statusAo gerir um projeto, é muitas vezes necessário enviar aos participantes do projeto relatórios de progresso e atualizações de status. Gerar relatórios de qualidade pode aumentar a visibilidade e colaboração nas equipes interdisciplinares. Leia: Como elaborar um relatório eficaz sobre o status do projetoProcesso de gestão de projetosCada projeto será ligeiramente diferente, dependendo das atividades a serem realizadas, da equipe em que se está e da disposição dos seus membros em colaborar entre si. No entanto, há normalmente cinco fases principais durante o processo de gestão de um projeto:
Experimente a Asana para a gestão de projetos Pergunta frequente: Como abordar projetos em andamento?A melhor maneira de gerir um processo em desenvolvimento, como um projeto de monitoramento de bugs ou solicitação de uma peça publicitária, é com a gestão do trabalho. A gestão de projetos, na verdade, faz parte da gestão do trabalho. Enquanto a gestão de projetos pode ajudar na coordenação de projetos individuais, um software de gestão do trabalho é feito para ajudar as equipes a gerir tanto projetos específicos como processos que não têm datas de início ou fim definidas. Leia: Gestão do trabalho vs. gestão de projetos: em que diferem?Cinco benefícios da gestão de projetosSe tiver dúvidas quanto à necessidade de fazer a gestão dos projetos, continue a leitura para conhecer as suas vantagens e ver algumas maneiras simples de incorporar essas ideias à maneira de trabalhar da sua equipe — sem precisar ter um diploma ou curso de certificação especial. 1. Planejamentos claros e organizados melhoram a colaboração entre as equipesSe alguma vez você já começou um projeto sem um planejamento, sabe como as coisas podem ficar desorganizadas logo no início. Pode-se acabar ignorando etapas essenciais no cronograma do projeto, correndo contra o tempo para concluir uma tarefa esquecida de última hora ou respondendo às mesmas perguntas logísticas inúmeras vezes: “Qual é o prazo? O que faremos em seguida?” E o que é pior, a qualidade do trabalho pode ser prejudicada à medida que se corre para concluir o projeto. Em vez de fazer planos à medida que avança, mapeie tudo o que precisa ser feito, os proprietários das tarefas, os entregáveis e as datas de conclusão antes de dar início ao projeto. Em seguida, visualize as pendências do seu projeto num cronograma ou lista categorizada para definir com clareza o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Por exemplo, ao planejar um evento, liste todas as etapas individuais que levam ao evento principal, quem são os responsáveis por cada uma delas e com quanto tempo de antecedência devem estar concluídas. Feito isso, publique-as num calendário de projeto compartilhado. Assim, evita-se a correria para encomendar os convites de última hora, ou que dois colegas de equipe reservem o serviço de bufê ao mesmo. Leia: Como criar um planejamento de projeto eficaz para se manter em dia com as tarefasAo definir um planejamento claro que inclui todas as pendências de um projeto e então adicionar os prazos, os responsáveis pelas tarefas e outros detalhes essenciais, torna-se eficiente um processo de execução que, de outra forma, talvez fosse caótico e representasse uma perda de tempo. Com isso, se obtém uma ideia clara do escopo e do cronograma do trabalho e se identificam possíveis conflitos antes mesmo de começar. Com apenas um pouco de premeditação e planejamento é possível desperdiçar menos tempo e recursos — e quem não quer isso? Dicas para planejar projetos
Para gerir um projeto com sucesso, é necessário ter prioridades. Nunca haverá tanto tempo e recursos como todos gostaríamos. Por isso, é essencial focar nos itens que terão o maior impacto. Em seguida, certifique-se de que essas prioridades estão claras para todos os envolvidos — definindo assim as expectativas — e claras para a sua equipe, fazendo com que ela se concentre no trabalho certo.”—Corri Skinner, diretora executiva de sucesso do cliente da Vox Creative na Vox Media 2. Definir a função de todos elimina as confusõesUma vez concluído o trabalho de preparação, passa-se para a verdadeira etapa de controle da gestão de projetos. Entretanto, se não há um proprietário do projeto para conduzir a equipe durante a realização do trabalho, há mais probabilidade de que os colegas de equipe abandonem as tarefas, esqueçam os detalhes ou não saibam a quem recorrer para tirar dúvidas. Leia: Como gerir a carga de trabalho da sua equipe de maneira eficazEnquanto que as empresas com uma função de gestão de projetos formal dispõem de um gestor de projetos para garantir que os planejamentos do projeto estejam de acordo com o que foi elaborado, aquelas que não têm esse recurso costumam fazer com que essas responsabilidades recaiam sobre a pessoa que lidera ou inicia o projeto. Por exemplo, se você é um editor que está publicando uma nova série de artigos, um desenvolvedor encarregado pela migração de um site, ou um gestor de contas que está atualizando os sistemas de relatórios de seus clientes, é bem provável que você também esteja coordenando todos os detalhes do seu projeto. Felizmente, não é preciso assumir um segundo trabalho para gerir projetos de maneira eficaz — um pouco de comunicação e de colaboração podem nos levar por boa parte do caminho. Ao deixar claro para todos que você é a pessoa de contato para o projeto, os outros envolvidos saberão a quem recorrer se tiverem dúvidas ou quiserem atualizações. Além disso, ao definir a função de cada pessoa no projeto, deixa-se claro o envolvimento que se espera de cada um dos colegas de equipe. Dicas para gerir projetos
A Asana nos permitiu ser mais colaborativos de modo geral. Quando há um projeto em curso, todos se dedicam a ele. Assim, o Dalton não tem o seu próprio projeto para a mesma iniciativa, por exemplo. É como se tudo isto pertencesse a todos nós.”—Julia Bersin, gerente sênior de geração de demanda na Guru 3. Metas bem definidas aumentam a eficácia da equipeNão há êxito nos projetos quando as equipes desconhecem as próprias metas. Sem metas claras, as equipes se sentem desmotivadas e também correm o risco de se dedicar ao objetivo errado ou de gastar toda a sua energia num trabalho de pouco impacto. Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível definir com antecedência as metas do projeto. Dessa forma, todos os envolvidos no projeto ficam cientes delas e podem otimizar as etapas necessárias para alcançá-las. Por exemplo, se o seu projeto consiste em lançar um novo produto, você pode definir como meta “Aumentar o número de upgrades em 20%.” Essa meta, por sua vez, influenciaria as decisões referentes ao lançamento à medida que este se desenvolve. Além disso, ela serviria como uma métrica para mensurar o sucesso após o lançamento. Os membros da equipe de projeto também se beneficiarão. Ao assegurar-se de pensar em todos os aspectos do problema em questão e ao dar à equipe um “norte” ao qual ela possa se orientar, a sua equipe pode focar nas tarefas que terão impacto nessas metas em vez de se perder em trabalhos desnecessários. Dicas para definir metas de projetos
A Asana permitiu-nos ver o volume de trabalho que realizávamos e, assim, conseguimos ajustar as prioridades e reformular os tipos de trabalho que fazíamos.”—Carla De Ciccio, estrategista de conteúdo da Telfer School of Management 4. Definir um plano de comunicação mantém a sua equipe alinhada e focadaO termo pode até ser “gestão” de projetos, mas gerir um projeto é apenas uma das peças do quebra-cabeça. Antes mesmo de começar o trabalho, é necessário definir um plano de comunicação. É bem provável que a sua equipe já tenha, pelo menos, uma ferramenta de gestão de e-mails, outra para envio de mensagens instantâneas e mais uma para fazer a gestão dos projetos. Um plano de comunicação estabelece quando cada uma delas deve ser utilizada. Por exemplo, na Asana, usamos o e-mail para as comunicações externas, o Slack para as mensagens internas rápidas e a própria Asana para todo o nosso trabalho realizável. Um trabalhador típico alterna diariamente entre 10 aplicativos diferentes, em média. Quando não há um plano definido sobre qual ferramenta deve ser usada em determinada circunstância, a alternância entre essas ferramentas pode causar confusão e até desgaste total. Um plano de comunicação diminui a dificuldade de tomar decisões e assegura que todos os membros da equipe estejam na mesma página. Baixe o índice Anatomia do trabalho 2022 Dicas para elaborar um plano de comunicação
Agora que já não recebemos as solicitações por e-mail e usamos a Asana para colaborar mais eficazmente, conseguimos economizar 60 horas por mês, que agora são dedicadas à estratégia em vez de à tentativa de conciliação de todos os aspectos fragmentados.”—Walter Gross, gerente sênior de marketing digital na Sony Music 5. As ferramentas de gestão de projetos ajudam a aumentar a eficiênciaPara colocar estas dicas em prática, considere usar uma ferramenta de gestão de projetos para ajudar a equipe a colaborar melhor e a se manter em dia. Embora haja inúmeras opções de escolha, convém evitar as ferramentas de gestão de projetos mais tradicionais, visto que a maior parte delas é desenvolvida pensando em processos convencionais, e a sua configuração e integração podem ser muito longas e demoradas. Por isso, prefira algo que seja flexível, personalizável e fácil de adotar. É ainda melhor se lhe permitir conectar os trabalhos nos diversos projetos (o que é difícil de fazer em e-mails e planilhas) e comunicar com os colegas de equipe no mesmo local onde o trabalho ocorre. Leia: Nove formas de aumentar a eficiência da sua equipe no trabalhoÉ claro que, para nós, a Asana é a ferramenta ideal, além de ser uma opção excelente para as empresas que querem dar início a uma gestão de projetos melhor com uma ferramenta fácil de adotar e que inclua as funcionalidades necessárias para a sua equipe alcançar o sucesso. Dicas para usar uma ferramenta de gestão de projetos
Minha dica número um com relação à gestão de projetos é sempre refletir após um projeto. Assim, é possível usar tudo o que se aprendeu e criar um manual para estar preparado na próxima vez que for preciso planejar e gerir um projeto parecido.”—Kerry Anne Hoffman, gerente sênior de projetos de operações de marketing na ClassPass O que fazer para me tornar gestor de projeto?Parabéns! Você já é um gestor de projetos! É sério, você já tem tudo o que é necessário. Quando surgiu a gestão de projeto, havia um treinamento rigoroso e certificações necessárias para que alguém fosse considerado um “profissional de gestão de projetos”. No entanto, isso mudou nas últimas décadas, devido em grande parte à democratização e à expansão das atuais funções dentro das equipes. Originalmente, era necessário um gestor de projetos para “dirigir” os projetos, mas à medida que mais líderes de equipe começaram a dirigir os próprios projetos, a gestão de projetos passou de ser uma profissão para ser uma habilidade. As ferramentas de gestão de projetos modernas são feitas com essa mudança em mente. Na Asana, consideramos que qualquer pessoa pode ser um gestor de projeto. Qualquer pessoa que trabalhe numa equipe com projetos pode se tornar gestora de projetos sem ter de aprender todos os detalhes de uma ferramenta nova. Para isso, basta usar uma ferramenta feita para quem precisa dela, e não o contrário. Ferramentas de gestão de projetosAs ferramentas de gestão de projetos são uma forma visual de ganhar clareza e se conectar com a equipe. Pense em como a sua equipe gere atualmente o trabalho. Se não se compartilha uma ferramenta de gestão de projetos, os projetos, as tarefas, os arquivos e a comunicação da equipe provavelmente estarão dispersos pelas ferramentas, o que reduz a visibilidade e a sintonia da equipe. Sem um núcleo central de referências e de informação, os membros da equipe não têm clareza sobre as prioridades e provavelmente gastam muito tempo procurando respostas. De fato, de acordo com o índice Anatomia do Trabalho, gastamos 60% do nosso tempo a cada dia trabalhando em coisas como buscar documentos, perseguir aprovações e participar de reuniões, em vez de focar no trabalho qualificado e estratégico. Com uma ferramenta de gestão de projetos on-line, há uma maneira melhor de comunicar as prioridades e definir quem fará o quê e quando. Para ajudar as equipes a ter clareza, as ferramentas de gestão de projetos oferecem vários modos diferentes de visualizar um projeto em tempo real. Estes são os mais populares: Quadros KanbanOs quadros Kanban oferecem uma maneira visual de planejar o progresso do projeto. Num quadro Kanban, o progresso é representado por colunas verticais, e as tarefas passam por cada estágio até serem concluídas. Um quadro Kanban típico pode ter colunas para trabalhos novos, em andamento e concluídos. Diagramas de GanttOs diagramas de Gantt são gráficos de barras horizontais usados para exibir um cronograma de projeto. Neles, as tarefas são representadas por barras horizontais, e o comprimento delas indica a duração da tarefa. Mapeie cronogramas de projetos com a Asana CalendáriosOs calendários de projeto são uma ótima maneira de dinamizar as suas tarefas e exibir com clareza as tarefas das semanas e dos meses a seguir. Os calendários de projeto são um modo de visualização popular para projetos que têm muitas tarefas diferentes com datas de conclusão próprias, como calendários editoriais ou calendários de conteúdo para mídia social. Visualize calendários de equipe com a Asana Listas estilo planilhaNo modo de visualização ao estilo planilha, é possível beneficiar-se de uma perspectiva clara e rápida sobre quem está fazendo o quê, e quais são os prazos. Neste tipo de gestão de projetos visual, é possível ver com clareza o fluxo de trabalhos de um projeto de forma linear, similar a uma grade. Monte listas de pendências com a Asana O que são ferramentas de gestão de trabalho?Mencionamos anteriormente os softwares de gestão do trabalho porque a gestão do trabalho abrange também a gestão de projetos. Com a gestão de projetos, dispõe-se de ótimas ferramentas para organizar, planejar e entregar os projetos. Mas a gestão do trabalho não ajuda apenas com um único processo de trabalho, ajuda a equipe a ter também uma visão holística de como todos os projetos e iniciativas estão interligados. Há duas ferramentas principais de gestão do trabalho para isso, que se somam às quatro visualizações comuns à gestão de projetos que listamos acima. Gestão de portfólios de projetosA gestão de portfólios de projetos é o segredo para monitorar todas as suas iniciativas num único lugar. Os portfólios oferecem uma perspectiva ampla de todos os trabalhos de forma a manter os projetos da equipe em dia. Esse recurso permite interligar os negócios do dia a dia à estratégia corporativa. Organize o trabalho com os Portfólios Gestão de recursosCom a gestão de recursos, é possível ter uma visão clara do trabalho e da capacidade da equipe para assegurar que ninguém esteja sobrecarregado nem entediado. Assim, se identificam as possíveis sobrecargas de trabalho e ajustam as tarefas sempre que seja necessário. Administre a carga de trabalho da equipe com a Asana Experimente estes benefíciosIndependentemente da empresa ou setor, a sua equipe sempre se beneficiará da adoção de alguns dos princípios básicos da gestão de projetos e do trabalho. Até mesmo algumas mudanças simples na forma de planejar, gerir e relatar o trabalho podem tornar a sua equipe mais eficiente, responsável pelo trabalho e confiante de estar cuidando dos assuntos mais importantes. A Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho que ajuda as equipes a organizar e realizar o seu trabalho. Saiba mais sobre a Asana. O que é uma gestão de projeto?A gestão de projetos é uma área da administração de empresas que parte de um objetivo para definir conhecimentos, habilidades e recursos necessários para a sua concretização. Para tanto, acrescenta nessa equação questões relacionadas ao custo que ela envolve e ao tempo de duração.
Qual a função da gestão de projetos?São funções do gerente de projetos assegurar que o projeto fique dentro do escopo, do custo e do prazo acordados, monitorar os indicadores dos projetos, obter, selecionar e adquirir recursos humanos, financeiros e materiais, coordenar as partes interessadas, gerenciar conflitos, comunicar decisões e resultados, ...
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