Diferença entre não conformidade observação e oportunidade de melhoria

Os tipos de auditorias de sistema de gestão são importantes para as empresas já certificadas ou que ainda buscam a certificação nas normas ISO, pois é através da auditoria que as empresas obterão ou manterão o selo de certificação.

Apesar dessa importância, ainda, é um dos momentos que mais causam ansiedade e dúvidas em relação à condução, ao processo de auditoria, aos objetivos, abordagem e a forma de atuação da equipe auditora.

As auditorias induzem a melhoria continua dentro de uma organização, pois através das não conformidades, observações e oportunidades são aperfeiçoados os processos para a melhoria do sistema de gestão.

Todos os sistemas de gestão são auditados: da qualidade, de responsabilidade social, ambiental, de segurança e saúde no trabalho, de energia e gestão integrada.

É importante que as organizações entendam os tipos de auditorias e para que servem. Vamos entender mais a respeito?

As diretrizes das auditorias são definidas em norma

A norma ISO 19011 é a norma da qual são determinadas diretrizes para as auditorias de sistema de gestão. Essas diretrizes definem como deverão ser realizados os processos de auditoria, a postura dos auditores e as qualificações exigidas.

A ISO 19011 pode ser aplicada a diferentes sistemas de gestão e organizações (das indústrias as prestadoras de serviço). Dentre os sistemas temos: ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

Saiba mais: Consultoria para pequenas empresas na implantação das principais normas de gestão

Você sabia que existem 3 tipos de auditorias?

As auditorias são divididas em três tipos. São elas:

• Auditoria Interna – ou chamada de auditoria de primeira parte;
• Auditoria no fornecedor – ou chamada de auditoria de segunda parte;
• Auditoria externa – ou auditoria de terceira parte. Para fins de certificação para propósitos legais, regulamentares e similares.

Consoante a Consultoria Online Verde Ghaia, vamos explicar cada uma delas de forma mais detalhada:

1. Auditoria Interna ou de Primeira Parte

A auditoria interna é realizada pelas próprias empresas para auditar seus próprios sistemas, processos e procedimentos assegurando que os parâmetros do sistema de gestão estão sendo seguidos à risca e os resultados esperados estão sendo alcançados.

Através da auditoria serão obtidas informações para a melhoria continua do sistema de gestão, seja através de não conformidades, observações ou oportunidades de melhoria.

Para realizar a auditoria é necessário ter colaboradores devidamente treinados na ISO 19011 e no sistema de gestão ao qual será auditado. Outra opção é a contratação de uma empresa para realizar a auditoria interna.

O auditor interno deve ser competente para executar as auditorias, ou seja, deve ter escolaridade, experiência, habilidades e conhecimentos necessários para atender aos resultados pretendidos das auditorias que irão realizar.

Geralmente, as auditorias internas são vistas como uma preparação para a auditoria de certificação (ou recertificação). No entanto, elas devem ser vistas como uma oportunidade da empresa como um todo melhorar seus processos e aumentar a satisfação de seus clientes.

Intervalos das auditorias internas

A norma ISO 19011 não impõe uma periodicidade especifica para as auditorias serem realizadas, pois cada processo e empresa têm suas particularidades.

Cabe à empresa determinar os intervalos entre as auditorias internas, considerando o seu tipo de processo, ramo de atuação, a cultura organizacional, a política e o contexto da organização.

Algumas empresas, normalmente, realizam duas auditorias internas no ano.

Como realizar uma auditoria interna?

Para executar a auditoria interna há algumas etapas das quais devemos seguir. As etapas são as seguintes:

1. Preparação: nesta etapa será analisada toda a documentação do sistema de gestão, desenvolvido o programa de avaliação e o planejamento detalhado, todas as partes interessadas serão comunicados sobre a realização da auditoria (data e escopo).
2. Reunião de abertura: reunião onde o auditor explica quais os objetivos da auditoria;
3. Auditoria: avaliação no local, através de entrevistas com os colaboradores e coleta de evidências.
4. Reunião de encerramento: os resultados da auditoria serão apresentados à empresa.
5. Elaboração do relatório de auditoria interna, acompanhamento das ações corretivas e manutenção das avaliações

 2. Auditoria no Fornecedor ou de Segunda parte

A auditoria no fornecedor é realizada pela empresa ou por outras pessoas em seu nome com o objetivo de avaliar a conformidade do sistema, requisitos legais e/ou contratuais.

Através dessa auditoria é desenvolvida uma relação de maior confiança com os fornecedores, além de potencializar os produtos com uma maior qualidade, minimizando os riscos e diminuindo as não conformidades.

Essas auditorias são partes integrantes de qualquer sistema de gestão e ferramenta essencial para a qualificação de fornecedores.

São avaliadas nas auditorias de segunda parte: organização e qualificação dos recursos humanos; cumprimento da legislação; gestão e controle da qualidade; política ambiental; localização e acessos ás instalações; concepção e desenvolvimento do produto; compras; recebimento de matérias-primas; produção e acondicionamento do produto final; condições do trabalho (segurança, higiene, limpeza); expedição e tratamento de reclamações.

Ser negligente com os fornecedores pode gerar muitos prejuízos, como por exemplo, negligenciar o fornecedor que trata seu resíduo uma vez que a responsabilidade é compartilhada. Se ele não cumprir a Política Nacional de Resíduos Sólidos ou legislações especificas sua empresa terá um grande problema. A plataforma VG Resíduos permite que sua empresa faça uma gestão de seus fornecedores.

3. Auditoria externa ou de terceira parte

A auditoria externa é realizada por um auditor independente (designado pelo órgão certificador credenciado pelo INMETRO) para fins de certificação do sistema de gestão do qual a empresa deseja.

O objetivo é verificar se o sistema de gestão de uma organização foi estabelecido, documentado, implementado e mantido de acordo com uma norma específica. A auditoria externa é a ultima fase do processo de certificação.

Certificação nos Sistemas de Gestão

A certificação nos sistema de gestão da ISO possibilita que a empresa possua reconhecimento internacional. As pequenas empresas quando decidem se certificarem buscam crescimento e reconhecimento. Enquanto que as grandes empresas necessitam da certificação para se manterem no mercado que está cada vez mais competitivo e os clientes mais exigentes.

É importante lembrar que obter certificações em normas como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e outras, é uma opção da organização, ou seja, a empresa é quem decide fazer. É uma decisão estratégica na qual a empresa conquista mais clientes e amplia seu mercado se tornando mais competitivo.

A consultoria para implementação das principais normas de gestão da Verde Ghaia fornece todo o suporte para que sua empresa estabeleça, documente e implemente um sistema de acordo com a norma da qual sua empresa deseja certificar-se.

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Mas quer se aprofundar um pouco mais a respeito? Leia outro artigo do nosso blog  sobre  15 perguntas e respostas sobre auditoria de Sistema de Gestão.