Como emitir documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica?

É muito comum entre empreendedores confundir Nota Fiscal Eletrônica e DANFE online. Os dois documentos são parecidos porque existe uma relação direta entre eles — mas engana-se quem acha que são a mesma coisa.

Sem saber o papel que cada um deles têm na rotina contábil da sua empresa fica difícil entender a importância que deve ser dada para os dois. Pois é isso que vamos explicar neste texto. Continue lendo para descobrir o que é, como funciona e como emitir DANFE online.

O DANFE online (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é nada mais do que uma representação gráfica da NF-e. Nele está a chave numérica para consulta das informações da nota fiscal, que é chamada de Chave de Acesso.

Quando um produto é comprado, esse documento é sempre encaminhado ao destinatário juntamente com a mercadoria. Talvez por isso seja comum achar que Nota Fiscal e DANFE são a mesma coisa, mas isso não é verdade.

O DANFE online não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, ele apenas funciona como um facilitador no acesso às informações que constam no documento fiscal.

Para que serve o DANFE online?

Com o DANFE online é possível acompanhar mercadorias em trânsito e ter acesso a informações básicas da operação como valor e emitente. 

Além disso, com ela é possível consultar a validade da nota fiscal eletrônica e auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

Enquanto a Nota Fiscal Eletrônica garante mais segurança e eficiência no processo fiscal, o DANFE online é importante porque possibilita que essas informações estejam acessíveis fora do universo digital.

Com o DANFE também é possível verificar a existência de cartas de correção, fazer dowload do arquivo XML e consultar nota fiscal sem chave de acesso. 

Vale lembrar que como o DANFE é sempre enviado ao destinatário junto com a mercadoria que foi comprada, ele serve para que na hora do transporte da carga, os responsáveis pela fiscalização tenham acesso fácil e consigam comprovar que o que está sendo transportado é realmente aquilo que está no documento.

Quem deve emitir o DANFE online?

A emissão do DANFE online deve ser feita pelo mesmo emitente da Nota Fiscal Eletrônica. O documento precisa ser emitido antes da circulação da mercadoria, garantindo que o transporte do produto vai acontecer de forma regular.

O DANFE online é voltado para empresas que comercializam produtos e estão registradas na Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado em que atuam. É fundamental que a empresa esteja autorizada a emitir a NF-e.

Após a emissão do DANFE online, a empresa consegue imprimir o documento quantas vezes quiser e a qualquer momento.

Como é composta a chave de acesso do DANFE?

A chave de acesso do DANFE online é composta por um total de 44 dígitos. Pode parecer muita coisa, mas fica fácil entender quando essa composição é analisada separadamente:

• os 2 primeiros dígitos são o código do estado em que a empresa está registrada;
• os 4 dígitos seguintes são o ano e mês da emissão da NF-e;
• os 14 dígitos seguintes são o CNPJ do emitente;
• os 2 próximos dígitos são o modelo da NF-e;
• os 3 dígitos seguintes são a série da NF-e;
• os 9 dígitos seguintes são o número da NF-e;
• os outros 9 dígitos são o código da NF-e, que é gerado pelo sistema;
• o último dígito é o dígito verificador.

Como fazer a consulta do DANFE online grátis?

Uma forma de fazer a consulta do DANFE online grátis é por meio do site da Secretaria da Fazenda. Para ter acesso ao documento basta informar os dígitos que compõem a chave de acesso.

A Sefaz também vai exigir o Certificado Digital da empresa para, em seguida, disponibilizar todas as informações.

Quais informações devem estar no DANFE?

A chave de acesso é um dos principais dados do DANFE online pois permite acessar a NF-e fora do ambiente digital. O código de barras também é importante para facilitar a leitura das informações por meio de leitor óptico, assim como o número e série da NF-e e o tipo da operação se é entrada ou saída de produtos ou serviços. 

Mas existem outros elementos que fazem parte da Nota Fiscal Eletrônica que também devem estar presentes no DANFE:

• data e hora de saída da mercadoria;
• transportadora responsável;
• placa do veículo usado;
• natureza da operação;
• descrição dos produtos;
• dados do destinatário;
• dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, telefone, etc.)
• impostos e valores da transação.

Uma outra obrigação quando falamos sobre DANFE online é o layout, que precisa seguir um padrão, o modelo de layout está disponível no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

Passo a passo para gerar o DANFE online

Para gerar um DANFE online não é preciso muito esforço. A tarefa é simples e pode ser concluída em poucos minutos seguindo os passos abaixo:

1- Use um único emissor para NF-e e DANFE

O DANFE online precisa ser gerado no mesmo sistema que é usado pela empresa para emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Essa recomendação parte do Ministério da Fazenda e é uma forma de reduzir a chance de haver divergências entre os dados dos dois documentos.

Ou seja, se você usa um sistema próprio para geração de NF-e, é nele que o DANFE online precisa ser gerado. Claro que esse sistema também precisa estar configurado para emitir ambos os documentos.

2- Escolha a NF-e da operação

Com a Nota Fiscal Eletrônica emitida, é só selecionar o arquivo e gerar o DANFE online. Como explicamos, ele é a representação gráfica da NF-e, por isso a emissão do DANFE depende de um XML da Nota Fiscal Eletrônica validado.

3- Imprima o DANFE online

Pronto, agora é só imprimir, salvar no computador ou então enviar o DANFE online por e-mail. Também é possível importar o arquivo no formato PDF, o que facilita não só a leitura, mas também o armazenamento do documento.

O que é XML?

O XML é o formato do arquivo das notas fiscais eletrônicas. Mesmo não sendo obrigatório manter o DANFE, ele é importante para conseguir recuperá-las em caso de perda da NF-e já que a chave de acesso impressa no DANFE permite a realização do download do documento novamente.

Como imprimir o DANFE online?

Para imprimir o DANFE online, após o lançamento da nota fiscal, basta aguardar a validação do certificado digital da empresa. Ele é emitido através do mesmo sistema de. Isso facilita os processos, automatiza rotinas e ainda diminui possíveis erros.

Como fazer a consulta do DANFE online?

Tendo em mãos a chave de acesso da NF-e, é possível visualizar o DANFE no portal da SEFAZ do estado do emitente. 

O arquivo na integra pode ser acessado em até 180 dias após sua emissão. Após esse prazo só é possível consultar informações mais resumidas.

Como fazer o download do DANFE?

Para baixar o DANFE online é necessário o uso do Certificado Digital e a chave de acesso. Após isso basta acessar o site da Sefaz, consulta de NFe completa, inserir a chave de acesso da NF-e, confirmar o captcha e o certificado digital. A partir disso é possível fazer o download do arquivo.

Elementos adicionais do DANFE

Outras informações adicionais podem ser, por exemplo, dados do transportador e da mercadoria adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial. Porém essas informações devem se limitar a ocupar no máximo 50% do verso do documento.
Outros dados como logo do emissor podem ser adicionados, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras por leitor óptico.

A melhor forma de simplificar o processo de emissão do DANFE online é recorrer a um bom sistema de gestão empresarial — um ERP como o Bling!

Um dos principais motivos é que, ao usar o mesmo programa que emite nota fiscal para gerar o documento auxiliar, as chances de divergência são basicamente inexistentes. Caso haja algum erro nas informações, a Sefaz pode rejeitar o DANFE.

Por isso, é importante optar por um sistema que garanta a execução das duas tarefas — tanto a emissão da NF-e quanto a impressão do DANFE.

A nota é gerada em arquivo XML pelo sistema ERP e, logo em seguida, já disponibiliza o DANFE em PDF para realizar a impressão. Nesse pequeno espaço entre emissão e impressão, as informações já foram encaminhadas à Secretaria da Fazenda para que sejam validadas.

Dessa forma, todo o processo de emitir nota, validar o documento e imprimir o DANFE online passa a acontecer de forma automatizada, rápida e simples.

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