Qual a importância de se fazer a modelagem diagramas antes de se desenvolver um software?

Muitos analistas e gestores de negócio têm apostado na modelagem de processos como prática para compreender, comunicar e otimizar os processos. O problema é quando começam a surgir as incertezas… Quer esclarecer suas dúvidas de uma vez por todas? Continue lendo este post e entenda melhor o assunto!

Este post vai tratar sobre:

• O que é modelagem de processos de negócio
• Benefícios da modelagem de processos
• Como fazer modelagem de processos
• Dicas para modelar processos sem dor de cabeça

Vamos começar com o básico:

Modelagem de Processos de Negócio ou Business Process Modeling é a representação dos processos de negócio de uma organização, com o objetivo de documentar, entender e analisar os processos, permitindo a transformação e a automatização. Através da diagramação de processos é possível obter uma visão lógica das atividades e mostrar, de forma simples e intuitiva, como o trabalho é (ou deve ser) feito em uma empresa.

A modelagem de processos pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo, conforme o grau de detalhamento necessário ao objetivo da modelagem. Em alguns casos, um diagrama simples, como o fluxograma, pode dar conta do recado. Mas, em outros, quando o nível de complexidade é maior, exige-se um modelo mais completo.

Diagrama, mapa e modelo são termos normalmente utilizados como sinônimos, mas não é bem assim. Cada um dos termos representa diferentes estágios de desenvolvimento do processo, agregando mais ou menos informação na diagramação do processo.

Diagrama de Processo

Retrata os principais elementos do fluxo de processo, omitindo detalhes menores do fluxo de trabalho.

Mapa de Processo

Traz uma visão abrangente dos principais componentes do processo, apresentando maior precisão do que um diagrama. O mapa de processo inclui, além das atividades, o relacionamento delas com outros elementos, como atores, eventos e resultados.

Modelo de Processo

Apresenta alto grau de detalhamento, mostrando os recursos envolvidos (pessoas, informação etc.). Esse tipo de modelagem possibilita a simulação do processo em ambiente virtual, o que facilita a análise e entendimento do processo.

Observe melhor essas diferenças no quadro abaixo:

5 benefícios da Modelagem de Processos

1. Promove uma visão compartilhada do processo

Ter um diagrama de processo facilita muito na hora de documentar e disseminar o processo, alinhando o entendimento entre todos os colaboradores e deixando todos na mesma página. Basta consultar a representação gráfica para que todos saibam como o trabalho deve ser feito. Dessa forma, o conhecimento sai da cabeça de uma única pessoa e passa a ser transmitido para todas as partes envolvidas.

2. Melhora a comunicação entre as pessoas

Sabe aquela antiga expressão “parece que estou falando grego”? Pois é, em muitas organizações é assim: os colaboradores não conseguem nem falar a respeito do processo porque não conseguem se entender. Isso acontece porque muitas vezes eles dão nomes diferentes às coisas ou fazem atividades diferentes com o mesmo propósito. A modelagem de processos ajuda a melhorar essas lacunas na comunicação, funcionando como um guia para as pessoas.

3. Evita atrasos e desperdícios no processo

A modelagem de processos é utilizada em projetos de transformação de processos, auxiliando diretamente na análise do processo, pois permite entendê-lo de forma clara. A diagramação do processo atual possibilita enxergar gargalos e outros problemas que antes eram difíceis de notar. Assim, é possível tomar as medidas necessárias para corrigir esses problemas e, posteriormente, documentar o processo transformado.

4. Auxilia no treinamento e desenvolvimento de colaboradores

Ao contratar um novo colaborador ou treinar um profissional que já trabalha na sua empresa é muito interessante disponibilizar um material de suporte, não é mesmo? Se você tiver um modelo de processos ele é o guia ideal para que a pessoa tenha uma visão geral do trabalho. Assim, ela consegue esclarecer suas dúvidas só de olhar um documento visual e prático, reservando o tempo do instrutor para questões mais complexas.

5. Facilita a automação de processos

Dependendo da notação utilizada, a diagramação resultante da modelagem de processos pode ser convertida em uma linguagem compreensível por ferramentas de automação de processos, chamadas de BPMS. Estas ferramentas utilizam o diagrama mapeado em BPMN para criar um workflow automatizado, facilitando o cotidiano dos colaboradores e aumentando o controle sobre o processo.

Quer obter todos os benefícios listados acima? Então é hora de arregaçar as mangas! Acompanhe o passo a passo:

Como fazer Modelagem de Processos

1. Escolha uma abordagem de modelagem de processos

Existem três tipos de abordagens para modelagem de processos. São elas:

• De cima para baixo (top-down): primeiro é construída uma visão macro do processo para depois detalhar o restante do trabalho.
• Do meio para fora (middle-out): concentra-se no núcleo do problema do processo para depois ir em direção às suas extremidades.
• De baixo para cima (bottom-up): primeiro são entendidos os detalhes do trabalho para depois construir uma visão macro do processo.

Optar por uma dessas abordagens é o primeiro passo para modelar processos. Essa decisão deve levar em consideração aquilo que é mais adequado para o objetivo pretendido.

2. Colete informações sobre o processo

Para modelar um processo é preciso compreendê-lo, fazendo um levantamento detalhado sobre quais atividades devem ser executadas e em que ordem, quem faz o que e de que forma. Não esqueça das regras e políticas que envolvem o processo. Elas são importantes, pois organizam e garantem a integridade dos processos. Várias técnicas são usadas neste momento de coleta de informações, como entrevistas individuais com os colaboradores, dinâmicas em grupo, observação da rotina dos colaboradores e como eles executam seu trabalho, análise de documentos relacionados ao processo etc. Em resumo: é hora de coletar informações!

Existem diversas ferramentas que auxiliam nesta etapa. Você pode utilizar desde ferramentas manuais, como quadro branco, brown paper, flip-chart, notas autoadesivas e canetas, até softwares, como o Bizagi, por exemplo. Uma dica: você também pode combinar as duas coisas. Aliás, essa é a forma mais indicada.

Funciona assim: primeiro você fixa o brown paper nas paredes, certificando-se de que o tamanho do papel recortado é suficiente para a complexidade do processo. Depois, é só distribuir notas autoadesivas e canetas aos participantes da sessão de modelagem, para que eles possam escrever as atividades e colar de acordo com o seu entendimento do fluxo do processo.

Isso é feito até que os participantes consigam formar uma sequência de atividades que todos no grupo concordam. Sua função aqui é ser um facilitador para esta sessão, trazendo o conhecimento em modelagem e organizando as atividades. E, por fim, esse modelo feito na parede deve ser transposto para um software de modelagem de processos!

3. Diagrame o processo utilizando a notação de sua preferência

Após coletar as informações você precisa escolher uma notação para, de fato, diagramar o processo. Uma notação é um padrão, uma linguagem de representação de processos. Pode ser descrita também como um conjunto de símbolos e regras para representar as informações coletadas no passo 1.

Existem diversas notações no mercado e cada uma delas possui uma finalidade. Confira uma lista com as principais notações e seus usos indicados conforme o BPM CBOK®:

• BPMN (Business Process Model and Notation): útil para apresentar um modelo para públicos-alvo diferentes.
• Fluxograma: simples e amplamente conhecido, facilita o entendimento rápido do fluxo de um processo.
• EPC (Event-driven Process Chain): útil para modelar conjuntos complexos de processos.
• UML (Unified Modeling Language): orientado à descrição de requisitos de sistemas de informação.
• IDEF (Integrated Definition Language): destaca entradas, saídas, mecanismos, controles de processo e relação dos níveis de detalhe do processo superior e inferior.
• Value Stream Mapping: ajuda a mostrar a eficiência de processos por meio do mapeamento do uso de recursos e elementos de tempo.

Exemplo de processo modelado com a notação BPMN e os respectivos significados de cada um dos símbolos utilizados

4. Gere a documentação

Depois de finalizar o modelo é preciso gerar um documento compartilhável contendo a representação do processo modelado. Se você utilizar um software próprio para modelagem fica mais fácil. No caso do Bizagi, por exemplo, você pode exportar para vários tipos de formato, como Word, PDF, páginas Web, SharePoint ou Wiki.

5. Consolide a documentação

Não basta apenas gerar o documento com o processo modelado, é preciso fazer com que esse documento seja disseminado pela organização. Por isso, é interessante que o projeto de modelagem do processo seja encerrado com uma apresentação do modelo para as partes interessadas. Esse também é o momento de tirar possíveis dúvidas e alinhar todas as pessoas.

Vale lembrar que a documentação do processo serve também como ponto de partida para projetos de melhoria, transformação e automação, para além da própria documentação.

Conseguiu entender o passo a passo de como fazer modelagem de processos? Para que essa prática seja realmente assertiva na sua organização, preste atenção nas dicas a seguir:

Dicas para Modelar Processos sem dor de cabeça

1. Tenha um objetivo claro

Antes de começar os trabalhos de modelagem você precisa saber exatamente o que você espera do projeto. Quer documentar os seus processos para facilitar a comunicação? Ou pretende utilizar a diagramação do processo em projetos de transformação de processos? Você pretende automatizar o processo depois que ele estiver modelado? Lembre-se: a finalidade da modelagem vai interferir diretamente na abordagem e no ferramental que será utilizado.

2. Cuidado para não detalhar demais

Um dos erros mais comuns em projetos de modelagem de processos é o detalhamento excessivo do trabalho. Na tentativa de esmiuçar mais e mais uma tarefa pode-se cair na armadilha do microgerenciamento, que muitas vezes representa um grande entrave na execução do processo pela equipe. Por isso, fique atento para não transformar uma tarefa em checklist!

3. Cuidado para não detalhar de menos

Preste atenção para não deixar lacunas de informação na representação do processo. É claro que o nível de detalhamento da informação dependerá da abordagem e do objetivo da modelagem. Mas lembre-se de que o modelo diagramado precisa ser compreensível também por pessoas que não participaram do projeto. Busque o equilíbrio de informações: nem a mais nem a menos.

4. Revise o modelo

Depois de fechar a primeira versão da diagramação é essencial revisar o material. Parece óbvio, mas muitas pessoas subestimam o valor de uma revisão. Por essa razão muitas vezes alguns erros passam batidos. Assim que concluir um trabalho esfrie um pouco a cabeça e volte no material mais tarde. Você vai perceber que as ideias fluirão muito melhor! Lembre-se também de revisar o novo modelo com os envolvidos. Ao olharem o modelo pronto, detalhes antes omitidos podem vir à tona, o que é completamente normal!

5. Peça para outra pessoa olhar

Além de olhar novamente o material, é muito importante ter uma segunda opinião sobre o que foi produzido. Peça para algum colega de trabalho revisar o resultado. Quanto mais olhares sobre o modelo do processo mais assertivo ele irá ficar!

Anotou todas as dicas? Para facilitar ainda mais a sua vida nós criamos uma paleta com os principais símbolos da notação BPMN e o que cada um deles representa. Nesse material você encontra, ainda, uma lista com as boas práticas que precisam ser adotadas na modelagem de processos com BPMN. Clique no banner e acesse agora o conteúdo gratuitamente!

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.

Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).

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