É importante agrupar as atividades organizacionais em suas respectivas áreas, isso faz parte do processo administrativo. Finanças, Marketing, Produção, Gestão de Pessoas e Pesquisa e Desenvolvimento são algumas das áreas organizacionais mais comuns
Independente do porte da empresa, as áreas organizacionais devem funcionar de forma interdependentes e interagentes, em sinergia, trabalhando como sistema integrado. Pois, o resultado da ação de uma área interfere diretamente nas demais e no resultado geral da organização.
Toda organização almeja o sucesso, óbvio! Ninguém cria uma empresa para ter prejuízo. Porém, o caminho do sucesso é árduo, cheio de obstáculos e exige muito preparo.
Para começar é preciso, no mínimo, saber aonde quer chegar, ter um objetivo e traçar um planejamento para poder alcançá-lo. E o estudo da Administração é fundamental para entender todo esse processo.
Portanto, saber utilizar os princípios de Administração, entender o que são recursos, tomada de decisões, como funciona o processo administrativo, como dividir a empresa em áreas organizacionais e poder contar com pessoas capacitadas aumenta muito a possibilidade de sucesso.
PROCESSO ADMINISTRATIVO
Para traduzir os objetivos em ação é necessário colocar em prática o processo administrativo:
- Planejamento;
- Organização;
- Direção; e
- Controle.
E o processo é uma sequência de ações, um método ou uma maneira planejada de conduzir atividades para se chegar ao objetivo proposto.
Planejamento
Conforme Chiavenato (2016, p. 87) as ações desenvolvidas são:
- Definição dos objetivos a atingir;
- Definição dos meios para alcançá-los;
- Programação de quem, como e quando.
Planejamento ocorre nos três níveis organizacionais:
- Estratégico;
- Tático; e
- Operacional.
Conforme Chiavenato (2016):
Planejamento Estratégico:
- É de longo prazo;
- Envolve a empresa como um todo;
- É voltado para a eficácia da organização;
- Envolve todos os recursos e atividades para atingir objetivos globais; e
- É desenvolvido pela cúpula da organização, nível Institucional, ao qual os demais planos estão subordinados.
Planejamento Tático:
- É elaborado em cada área, departamento;
- Desenvolvido pelo nível Intermediário (Tático ou Gerencial) da organização;
- Está subordinado ao planejamento estratégico;
- É de médio prazo, geralmente doze meses;
- Abrange recursos específicos do departamento; e
- Preocupa-se em atingir objetivos departamentais.
Planejamento Operacional:
- Refere-se a cada tarefa ou atividade a executar;
- É de curto prazo;
- Lida com a atividade diária, semanal ou mensal;
- Preocupa-se com metas específicas; e
- É voltada para a eficiência.
ORGANIZAÇÃO
As ações desenvolvidas são:
- Definição de recursos;
- Alocação dos recursos em órgãos e pessoas;
- Estruturação dos órgãos;
- Atribuição de autoridade e responsabilidade.
A organização das organizações, conforme cita Chiavenato (2016),
“serve para agrupar pessoas e estruturar e integrar todos os recursos e competências organizacionais para atingir objetivos previamente definidos.”
Segundo Williams, citado por Chiavenato (p.180, 2016),
“organizar é decidir onde as decisões serão tomadas, quem exercerá quais funções e quem trabalhará para quem na empresa”.
A função de organizar envolve quatro componentes:
- Tarefas;
- Pessoas;
- Órgãos; e
- Relações.
DIREÇÃO
Planejar e Organizar são importantes, mas dependem de Direção e liderança para impulsioná-las e dar-lhes rumo e dinamismo adequado. A partir do Planejamento e da Organização segue-se a Direção da ação empresarial.
E o papel da Direção é acionar e dinamizar a empresa a funcionar. Está relacionada com o espírito empreendedor que dinamiza as
organizações.
A Direção é a função administrativa que se refere as relações (papéis) interpessoais dos gestores com seus subordinados. A Direção depende de liderança, de comunicação e de motivação.
Direção define os esforços em direção a um propósito comum e deve, segundo Chiavenato (2016):
- Preencher cargos;
- Direcionamento rumo aos objetivos;
- Comunicar;
- Liderar;
- Motivar e incentivar;
- Gerir conflitos;
- Reconhecer e recompensar.
CONTROLE
Todas as funções anteriores desembocam na função administrativa do Controle, que:
- Monitora;
- Regula;
- Garante seu funcionamento.
Então o Controle é:
- Definir padrões de desempenho;
- Monitorar desempenho;
- Avaliar desempenho;
- Comparar desempenho com os padrões; e
- Tomar ação corretiva para assegurar os objetivos desejados.
“O Controle proporciona monitoração, mensuração e avaliação de toda ação organizacional… Nenhum plano fica pronto e acabado até que se possa avaliar seus resultados e suas consequências.” (CHIAVENATO, 2016, p. 338)
ÁREAS ORGANIZACIONAIS
Conforme cita o professor e autor MAXIMIANO (2004),
“a organização divide-se em cinco áreas comuns: Produção, Finanças, Recursos Humanos, Marketing e Pesquisa e Desenvolvimento (P&D).”
E cada área possui um papel
fundamental, com cargos e tarefas específicas que vão processar os recursos disponíveis em busca de alcançar as metas propostas e atingir os objetivos organizacionais.
Este é um ponto de partida. Porém, grandes corporações têm muitas outras áreas, e pequenas empresas não tem todas as cinco ou se tem não estão bem desenvolvidas.
Mas quando e como criar estas áreas? Toda empresa, grande ou pequena, pode ir criando e desenvolvendo estas áreas aos poucos, conforme sua necessidade
de expansão. Outra forma também é ao perceber que os colaboradores estão ficando sobrecarregados.
Para cada área organizacional há uma extensa e farta bibliografia, inclusive algumas com graduação específica. Portanto, abaixo serão apresentadas algumas atividades de cada área, mas, certamente, a matéria se estende muito além disso.
Neste artigo apenas um resumo, acompanhando o que foi apresentado no curso Princípios e Teorias de Administração e Organizações, de autoria do
projeto Administração para Todos e quando forem criados cursos específicos para cada área organizacional, aí sim, artigos mais abrangentes tratando dos mesmos.
PRODUÇÃO
A produção trata da maneira pela qual a organização produz bens e serviços. É esta área que executa a produção ou operações básicas da empresa. O Sistema de Produção pode ser classificado por Processos:
- Contínuo;
- Repetitivo em Massa;
- Repetitivo em Lote; e
- Por Projeto.
Processo Contínuo
- Exemplos: Produção de energia elétrica, de petróleo, de minério;
- Pouca diferença entre os produtos de empresas do mesmo ramo de atividade;
- Produtos são padronizados e uniformes;
- Geralmente produção é realizada de forma ininterrupta.
Processo Repetitivo em Massa
- Exemplos: Empresas automotivas, de porcas e arruelas;
- Produção de bens em alto volume;
- Pequena variedade;
- Geralmente a estrutura produtiva é pouco flexível;
- Componentes padronizados;
- Mão de obra pouco qualificada.
Processo Repetitivo em Lote
- Exemplos: Fábricas de roupas, de calçados.
- Produtos são fabricados em certa quantidade (por exemplo, lote de mil, lote de dez mil);
- Cada operação é feita por completa;
- Posteriormente, o item segue para ser executado no trabalho seguinte para se ter o trabalho acabado.
Processo por Projeto
- Exemplos: Construção civil, naval, alfaiataria;
- Produtos buscam atender à necessidade do cliente por determinado produto;
- Especificações são informadas pelo cliente;
- Geralmente, os recursos empregados são altamente flexíveis;
- Mão de obra é especializada.
MARKETING
A área organizacional de Marketing envolve,
“estímulos e geração de trocas em que duas ou mais partes dão ou recebem algo de valor buscando mutuamente satisfazer suas necessidades”. (URDAN; URDAN, 2006, p.5).
De um lado a empresa vendendo seu produto ou serviço e tendo retorno financeiro sobre isso e do outro o cliente que compra o produto para satisfazer seu desejo, sua necessidade.
Segundo o professor e autor Philip Kotler uma das tarefas mais importantes de Marketing é a criação de produtos ou promoção e fornecimento de bens e serviços a clientes.
Já o professor Maximiano nos apresenta
as atividades de Marketing, que são:
- Pesquisa;
- Desenvolvimento de Produtos;
- Distribuição;
- Preço;
- Promoção; e
- Vendas.
Pesquisa
- Identificação de interesses;
- Necessidades de mercado;
- Tendência de mercado;
- Verificação da validade;
- Viabilidade de lançamento de produto;
- Melhoramento de produto.
De uma forma geral, a pesquisa de marketing estuda possibilidade de expansão
de área geográfica, entrada em novos segmentos de mercado, lançamento ou aperfeiçoamento de produtos ou serviços, credenciamento de revendedores e distribuidores, escolhas de ponto comercial, entre tantas outras ações.
Desenvolvimento de Produtos
- Gerar novos produtos e serviços;
- Criação de nomes;
- Criação de marcas; e
- Informações para desenvolvimento de produtos em laboratórios.
Quanto a criação de nomes, preferencialmente que sejam
curtos, de fácil pronúncia, também estudos de especificações técnicas do produto, identificação da marca, criação da embalagem, estudo de cor.
Distribuição
- Desenvolvimento de canais de distribuição;
- Gestão de pontos de venda.
Uma das preocupações da gestão de marketing é como o produto vai chegar nas mãos dos clientes.
Preço
- Determinação das políticas comerciais;
- Estratégias de preço no mercado.
Importante
ressaltar que o preço é único elemento do Composto (Mix) de Marketing que produz receitas. Todos os demais produzem custos. Sobre Composto de Marketing, também chamado de 4Ps, será elaborado em artigo específico sobre a matéria.
Portanto, é necessário que se façam análises de custos para produção do produto ou serviço, do preço da concorrência, da demanda pelo produto e análise do consumidor para saber até que preço está disposto a pagar por este produto.
Promoção
- Comunicação com o público-alvo;
- Propaganda;
- Publicidade;
- Promoção nos pontos de venda.
A promoção e o merchandising têm objetivo de motivar, incentivar, persuadir o cliente ou consumidor, com ações em pontos de venda para dar maior visibilidade a marca ou aos produtos.
Para estas ações existem estratégias para definir os objetivos de comunicação, como elaborar a mensagem, o orçamento, definir os meios de comunicação e, principalmente,
mensurar os resultados.
Vendas
- Criação de transações com o público-alvo.
Esta venda deve ser efetivada, sempre buscando conquistar, cativar e fidelizar o cliente.
FINANÇAS
A área organizacional de Finanças tem como objetivo a proteção e utilização eficaz dos recursos financeiros. Proteção no sentido de evitar riscos ao fazer investimentos e manter o poder aquisitivo ou o poder de compra da moeda.
E a utilização eficaz dos recursos
financeiros é utilizar estes recursos de forma racional e evitando desperdícios.
O professor Maximiano nos trás as distintas atividades da área de Finanças. São elas:
- Investimento;
- Financiamento;
- Controle; e
- Destinação de Resultados.
Investimento
A atividade de Investimento faz a avaliação e escolhas de alternativas para aplicação de recursos, entre elas, pode-se citar, a compra de uma área para aumentar a planta de uma fábrica, aquisição de tecnologia, investimento no mercado financeiro, entre outros.
Financiamento
Na atividade de Financiamento a tarefa é a identificação e escolhas de alternativas de fontes de recursos.
Este financiamento pode ser captado em de instituições financeiras, públicas ou privadas, através uma análise para buscar o recurso ideal, com o menor custo possível ou maior prazo para pagamento com a menor taxa de juros possível.
Controle
Já a atividade de Controle é o acompanhamento e avaliação dos resultados financeiros da organização.
Destinação de Resultados
A atividade de Destinação de Resultados faz a seleção de alternativas para aplicação dos resultados financeiros da organização.
RECURSOS HUMANOS
A área organizacional de Recursos Humanos é responsável pelo gerenciamento da relação das pessoas com a organização.
Recursos Humanos, que no princípio tinha apenas a atividade de Administração de Pessoal,
aumentou sua relevância e passou a ser considerada área estratégica da organização, inclusive o nome Recursos Humanos, em muitas organizações passou a ser adotado como Gestão de Pessoas e muitas outras atividades foram adicionadas à área.
O professor e autor Maximiano (2004), apresenta as diversas atividades da área de Gestão de Pessoas:
- Planejamento de mão de obra;
- Recrutamento e seleção;
- Treinamento e desenvolvimento;
- Avaliação de desempenho;
- Remuneração e compensação;
- Higiene, saúde e segurança;
- Administração de pessoal; e
- Função pós-emprego.
Planejamento de Mão de Obra
- Definição da quantidade de pessoas necessárias para trabalhar na organização;
- Competências que estas pessoas devem possuir.
Recrutamento e Seleção
- Identificar e atrair pessoas, conforme necessidade da organização;
- Escolher as mais qualificadas.
Treinamento e Desenvolvimento
- Capacitação acerca das responsabilidades dos profissionais;
- Desenvolver potencial para execução das tarefas;
- Aprimoramento.
Avaliação de Desempenho
- Identificar pessoas que precisam de aperfeiçoamento;
- Medir resultados;
- Descobrir talentos;
- Promover promoções.
Remuneração ou Compensação
- Mecanismo de recompensa pelo trabalho prestado à organização.
Higiene, Saúde e Segurança
- Proteção dos funcionários;
- Manutenção do bem estar físico, mental e moral.
Administração de Pessoal
- Registro de pessoal;
- Manutenção de arquivos;
- Folha de pagamento; entre outros.
Funções Pós-emprego
- Recolocação;
- Aposentadoria;
- Benefícios para ex-funcionários.
PESQUISA E DESENVOLVIMENTO (P&D)
A área Pesquisa e Desenvolvimento está ligada à inovação, que se conduzida de forma correta:
- Cria desenvolvimento econômico;
- Gera emprego;
- Gera renda;
- Progresso das empresas;
- Progresso do país;
- Aumenta a competitividade.
Esta área é mais comum a partir de empresas de médio porte e é fundamental para o desenvolvido do país. Pois, uma organização com P&D deve contar com capital intelectual qualificado, que criará novos produtos ou serviços e dará vantagem competitiva a
esta empresa.
Inovação
A Propriedade Industrial impulsiona a inovação e a competitividade. Estudo da CNI divulgado em 2018 mostra que o Brasil ocupa a penúltima posição no ranking de competitividade entre 18 países.
Já o Índice Global de Inovação (IGI) – publicado anualmente pela Universidade Cornell, pelo INSEAD e pela OMPI –, aponta que, em 2018, o Brasil subiu do 69º para o 64º lugar no ranking com 126 países.
Segundo dados do Ministério da Ciência,
Tecnologia e Inovações, em 2017 o país investiu R$ 82 bilhões de reais em P&D. A título de comparação, Estados Unidos e China, os países que mais investem em P&D, gastaram US$ 476,5 e US$ 370,6 bilhões de dólares, respectivamente, o que representa 62% do investimento global na área (dados do Fórum Econômico Mundial).
Em número de registros de patentes, segundo o Portal da Indústria, foram depositados 27.444 pedidos de patentes (invenções e modelos de utilidade) em 2018, segundo
o INPI.
A origem dos depositantes de patentes de invenção no Brasil foi variada: 30% dos Estados Unidos; 20% do Brasil; 8% da Alemanha; 7% do Japão; 5% da França; 4% da Suíça; Holanda, China e Reino Unido tiveram participação de 3%, cada; Itália, 2%.
Já referente a propriedade intelectual no mundo, de acordo com dados da OMPI, o escritório de Propriedade Intelectual da China foi o que recebeu o maior número de pedidos de concessão de patentes em 2017, com um total de 1,38
milhão de requerimentos. Em seguida vêm os escritórios de patentes dos Estados Unidos (606.956), Japão (318.479) e Coreia do Sul (204.775).
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CHIAVENATO, Idalberto. Fundamentos da Administração: planejamento, organização, direção e controle para incrementar competitividade e sustentabilidade. 9ª edição. São Paulo: Manole, 2016.
______. Introdução à Teoria Geral da Administração. 9ª edição. São Paulo: Manole, 2014.
KOTLER,
Philip; KELLER, Kevin L. Administração de Marketing. 15a edição. São Paulo: Pearson Universidades, 2019.
MAXIMIANO, Antonio C. Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. 6ª edição. São Paulo: Atlas, 2008.
URDAN, Flavio T.; URDAN, André T. Gestão do Composto de Marketing. 1a edição. São Paulo: Editora Atlas, 2006.
Sites consultados:
//www.gov.br/inpi/pt-br/composicao/estatisticas/RelatoriodeAtividades2018.pdf
//www.gov.br/mcti/pt-br
//nacoesunidas.org/agencias/ompi/
//www.portaldaindustria.com.br/cni/canais/propriedade-intelectual-cni/propriedade-intelectual/dados-e-numeros/