A gestão faz parte dos negócios. Afinal, a administração em todos os segmentos é fundamental para tirar o estilo engessado e evitar o desperdício de dinheiro e de recursos, promover melhorias internas e, principalmente, ofertar novos produtos e serviços para os clientes.
Entretanto, quando falamos da Gestão de Projetos, não devemos tratar de uma área específica, mas encará-la como a habilidade de um profissional que toma conta e é responsável por determinado projeto dentro de uma companhia. Isso porque deve estar diretamente ligada à agilidade e otimização de processos e até mesmo quanto à gestão de custos.
De acordo com Ralph Keeling (professor de geoquímica e considerado um investigador líder do ciclo global de oxigênio), os projetos são realizados desde os primórdios. Porém, apenas nos últimos anos é que a Gestão de Projetos ganhou popularidade. Diante desse cenário, devemos considerar o PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos), o qual indica as melhores práticas de gerenciamento para implantação de produtos ou serviços personalizados, como um grande divisor.
Sendo assim, atualmente experienciamos a evolução da Gestão de Projetos. As empresas de todos os segmentos trilham o caminho do aperfeiçoamento e aceitação do planejar, organizar e executar, sabendo que são a direção para o sucesso e a construção do aprendizado.
Por isso, é preciso ter em mente as dez áreas do conhecimento no gerenciamento dos projetos que têm a integração no centro, seguida de partes interessadas, escopo, cronograma, recursos, comunicação, riscos, aquisições, custos e qualidade.
Gestão de Projeto no varejo
No varejo, a transformação digital impôs um novo ritmo. O modo de compra cada vez mais online dos consumidores exige que as marcas estejam presentes nas plataformas para não perderem mercado.
Desta forma, é preciso estabelecer estratégias para criar um e-commerce funcional sem depender de muitos recursos neste processo e garantir a satisfação do seu cliente.
Portanto, eleger o líder e a equipe que fará parte desse projeto é o ponto de partida, juntamente com o escopo bem definido do que desejam para essa operação. Escolher os fornecedores e acompanhar passo a passo os marcos do projeto com eles é primordial.
Principais desafios da Gestão de Projetos
É muito provável que na criação de um e-commerce ou em outro projeto, você enfrente desafios na sua empresa. Para lidar com todos e sofrer o mínimo impacto, mostro os 6 principais desafios da Gestão de Projetos:
Lidar com pressão
Um projeto de qualquer dimensão tem tensão constante por lidar com diversas tarefas ao mesmo tempo, as expectativas da equipe, da empresa e dos clientes.
Saber administrar os conflitos
Eles surgirão a qualquer momento e de qualquer parte. Por isso, o Gerente de Projetos é o responsável por solucioná-los. Para evitá-los, pode implantar diálogos periódicos, com argumentos que quebrem conceitos pré-estabelecidos e minimizem os ruídos.
Lidar com egos e criar equipes
O objetivo é criar um ambiente de empatia. É importante ter habilidade para liderar pessoas, construir equipes homogêneas, com características e expectativas distintas.
Saber dizer ‘não’ de forma coerente
É fundamental saber quando negar uma mudança de escopo ou de prazos, pois pode impactar no orçamento, na equipe e no resultado final.
Motivar pessoas e ser uma referência pelas atitudes
Transformar a entrega de um projeto em um propósito para a equipe, tendo coerência entre o discurso e a prática.
Saber encarar o erro como uma oportunidade de aprendizado
Aprender com os seus erros e dos outros é uma forma de desenvolvimento.
Resumindo, ao estabelecer a Gestão de Projetos na sua empresa, tenha em mente que sempre haverá um pacote de lições a serem aprendidas.
Replique este aprendizado em toda a empresa para suprir as expectativas tanto dos clientes internos quanto externos e perceba a melhora nos processos e serviços ofertados.
Olá, pessoal! Nesse artigo eu falarei sobre os desafios de se entregar projetos complexos em ambientes altamente competitivos. Ilustrarei o texto com exemplos práticos vivenciados por mim e, também, darei dicas sobre como lidar com algumas dificuldades ao longo do processo.
Eu me chamo Eduardo Melo, sou engenheiro de produção pela UFRJ, tenho formação em finanças pelo COPPEAD e em gestão de projetos PMI. Possuo cerca de 15 anos liderando equipes multidisciplinares e entregando projetos de inovação em ambientes muito restritivos. Para conhecer alguns desses projetos, clique AQUI.
Se você mora no Brasil, é empresário, gestor ou líder de projetos, provavelmente já foi demandado por resultados “impossíveis” de serem alcançados por você e sua equipe. Infelizmente, o cenário brasileiro não é dos mais acolhedores para a entrega de resultados. Vamos a algumas causas possíveis:
- Logística: se o seu projeto demandar a entrega de algo físico, transporte de insumos, equipamentos, etc..., prepare-se. Estradas esburacadas, fretes atrasados e transportadoras descuidadas com a carga são dificuldades que você provavelmente enfrentará ao longo da jornada.
- Burocracia: desde a emissão de licenças e alvarás em caso de eventos ou ações em locais públicos, passando por geração de notas fiscais e cálculo complexo do imposto a pagar (cada Estado, seu ICMS), temos um mar de possibilidades para algo dar errado de forma irreparável em um projeto com restrições de tempo e dinheiro.
- Cadeia de fornecedores: sejam prestadores de serviço (designers, desenvolvedores, etc...) ou insumos para o seu produto, normalmente as coisas não saem como queremos. Sabe aquela cor do banner impresso? Pois é....ficou quase boa. Sabe a montagem agendada para 15h? Pois é...um trânsito na Av. Brasil fez o caminhão com os móveis atrasar 2 horas. E por aí vai 😕
- Motivos de força maior: ultimamente temos nos acostumado a conviver com enchentes, deslizamentos, furacões, tiroteios e interdições de última hora em vias e túneis dos grandes centros. Não é incomum enfrentarmos grandes paralisações nos transportes públicos de massa (trem, metrô). O projeto tem prazo apertado? Fique atento.
Eu poderia seguir detalhando dificuldades e potenciais riscos externos à corporação/equipe, mas acredito que o apanhado acima já seja uma boa amostra do cenário desafiador que enfrentamos durante a entrega dos projetos nas grandes cidades do país.
Trazendo o tema para a minha realidade: durante a negociação e execução de projetos junto a clientes de médio e grande portes de diversos segmentos, 10 em cada 10 me impuseram:
- Redução em cerca de 50% do prazo ideal para desenvolver, produzir e entregar todo o trabalho. Sendo mais claro, se eu precisasse de pelo menos 60 dias para entregar um projeto, normalmente eu tinha um prazo que não passava de 30 dias.
- Redução entre 20% e 40% do investimento confortável necessário para o desenvolvimento total. Como investimento confortável, estou considerando o pagamento de impostos, os custos do projeto e a margem de lucro (o que sobra para ser investido na empresa ou para ser distribuído aos sócios).
Com a experiência de ter gerenciado com sucesso mais de uma centena de projetos, incluindo equipes multidisciplinares, de forma remota ou presencial, em diversos cantos do Brasil, posso afirmar que não existiu um único projeto em que eu estivesse plenamente satisfeito em termos de prazo, financiamento, equipe e estrutura. NENHUM.
Não era incomum termos clientes e parceiros questionando, antes da contratação, a capacidade da nossa equipe para entregar os projetos. No final das contas, acabávamos tendo sucesso na entrega e sendo elogiados. Como seria possível? Usando muita técnica, inteligência e....trabalho. Muito trabalho. Darei alguns exemplos a seguir:
O projeto acima foi idealizado pela nossa equipe e desenvolvido de forma totalmente personalizada para a Technos, empresa de capital aberto e maior rede de relógios da América Latina. Ele consistia no desenvolvimento (software/estrutura), produção e operação de displays interativos que permitiam, por parte do cliente final, a experimentação virtual de relógios (tecnologia de Realidade Aumentada - Augmented Reality) e a realização de pedidos através do próprio totem, sem participação de funcionário e a necessidade de estoque físico. Na era do e-commerce, informatização e encarecimento de espaços em shoppings, esse projeto realmente ganhou muito destaque dentro da companhia.
Principal dificuldade encontrada: financiamento inicial.
Os decisores não conheciam a tecnologia e não compreendiam plenamente a aplicação da solução no contexto do negócio deles. Sem isso, o orçamento global não seria aprovado.
Solução adotada: propusemos a criação de um “pré-projeto”, chamado no mundo das startups de MVP (Minimum Viable Product – Mínimo Produto Viável). Fizemos o desenvolvimento e apresentamos ao cliente de forma muito rápida (apenas 10 dias) e barata (cerca de 5% do valor original – preço de custo do protótipo restrito funcional). Dessa forma, o projeto pôde ser apresentado internamente, avaliado e, por fim, aprovado.
O projeto acima, liderado por mim de ponta a ponta, foi desenvolvido e entregue para a Chevron/Havoline, uma das maiores petrolíferas do mundo. O projeto apresentou enorme complexidade, pois envolvia riscos de acidente (içamos um carro em uma fachada de prédio localizada na Av. Paulista), envolvia poder público (CET, Polícia) e duas locações simultâneas. Foram cerca de 4 meses de projeto, 4 dias de montagem (Av. Paulista, SP) e um dia de operação, incluindo guindaste, segurança, dois geradores de energia, cabeamento pelas ruas, grades de proteção, ancoragem do carro no topo e na base do prédio, sistema de projeção de alto desempenho (4 projetores do tamanho de uma mesa cada um), sistema de som para o público, trilha sonora, motion design (projeção), alimentação da equipe, hospedagem, etc...etc...etc.. Foram cerca de 50 profissionais liderados por mim no local, oriundos de pelo menos 10 empresas diferentes. O projeto aconteceu na hora do rush em plena Av. Paulista. Atuei diretamente no planejamento e orçamentação, passando pela execução (compras, gestão de pessoas, fornecedores, logística, etc..) e entrega final.
Principal dificuldade encontrada: equipe
Esse projeto, na época, era o maior que já tínhamos desenvolvido. Precisei trabalhar com uma equipe interna super enxuta: eu e mais três. Considerando que, normalmente, projetos do mesmo porte demandam pelo menos três ou quatro vezes mais pessoas, tivemos que utilizar muita inteligência e planejamento durante a execução.
Solução adotada: terceirizamos etapas operacionais do processo junto a fornecedores estratégicos com excelente histórico de entrega. Estudamos minuciosamente a reputação de cada fornecedor, assim como o contrato de prestação de serviços que seria assinado. Contratamos um seguro global da operação. Gerenciei e integrei 50 pessoas no local e 10 empresas. O projeto foi um sucesso.
Como último exemplo prático desse artigo, o projeto acima foi desenvolvido para a Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) no Rio de Janeiro. Ele compreendia o desenvolvimento, produção e instalação de uma solução interativa baseada na tecnologia de Realidade Aumentada (Augmented Reality), pensada para uma exposição sobre Química. Através da solução, os usuários realizavam reações químicas virtuais, aproximando átomos virtuais em 3D sobre uma mesa. Após a realização virtual das reações, o sistema retornava curiosidades sobre os compostos formados (áudio e vídeo). Não é preciso dizer que o engajamento dos alunos foi enorme e a solução, um sucesso.
Principal dificuldade encontrada: tempo
Apesar da estrutura da instalação ser relativamente simples, o software nunca tinha sido desenvolvido pela nossa equipe e era bastante complexo. Além do sistema de rastreamento e detecção dos cartões de realidade aumentada, havia uma inteligência bastante específica e necessária para o correto funcionamento da solução: dependendo das características de cada átomo (hidrogênio, oxigênio, carbono, etc...), como massa e raio atômico, diferentes seriam as prioridades de execução das reações químicas. Dessa forma, nossos desenvolvedores tiveram que inserir uma lista gigantesca de regras que guiariam a correta formação de compostos químicos durante as reações virtuais.
Solução adotada: adotamos uma técnica chamada fast tracking, que paraleliza a execução de tarefas normalmente executadas de forma sequencial. Enquanto uma equipe pesquisava as regras químicas, outra já iniciava o desenvolvimento do framework do software/banco de dados e a outra fazia o design das moléculas e das telas. Ao final, tudo se juntava. Apesar de reduzir o prazo global, essa técnica aumenta o risco de retrabalho e aumento de custo. A gestão precisa estar afiada para fazer dar certo, incluindo a adoção de um plano de mitigação a riscos.
De forma geral, posso listar as seguintes técnicas e ações que me permitiram planejar, liderar e entregar com sucesso diversos projetos de alto risco e impacto nos últimos anos no Brasil:
1. Senso de cooperação e responsabilidade: implementar em toda a equipe uma cultura de pensamento ágil, direcionada à cooperação e resolução de problemas (mesmo que um problema não seja “da sua área”, todos da equipe precisam se sentir estimulados a identificar e, sempre que necessário, dar suporte à resolução)
2. Formatação inteligente dos grupos de trabalho: mapear os pilares essenciais para a entrega do projeto (Gestão, Software, Design, etc..), determinando as equipes e os líderes de cada equipe (pilar)
3. Autonomia e poder de entrega: estruturar equipes altamente especialistas, ágeis, proativas e versáteis, dando poder de decisão para as pontas
4. Planejamento: planeje os recursos a serem utilizados, pense nos cenários e riscos possíveis. Tenha sempre alternativas para cada recurso-chave do projeto.
5. Gestão ágil/enxuta: utilizar técnicas de gestão ágil (Scrum, Kanban, reuniões de acompanhamento diárias em pé e de 10 minutos, etc..)
6. Controle financeiro e otimização de processos: sempre buscar otimizações que, mantendo a qualidade da entrega, reduzam custos e prazos
7. Liderança eficaz: contar com um gestor de projetos com poder de liderança/influência e que tenha o cronograma, os custos e as tarefas a serem entregues por cada equipe “correndo em suas veias”.
8. Propósito: ter sempre um propósito que guie a equipe de forma mais ampla (“revolucionar a educação no país”; “tornar mais humanizados os atendimentos nos hospitais”; etc..). Não precisa ser tão amplo, mas é fundamental existir. O propósito é o combustível invisível para a sua equipe.
9. Alegria e bom humor: na medida do possível, sempre estimular que a equipe trabalhe com alegria e descontração.
10. Acessibilidade: reduzir ou eliminar as barreiras de comunicação e interação. Toda a equipe deve poder se falar, obter feedbacks e compartilhar opiniões entre si. Essa interação deve ser estimulada pela liderança.
É isso! Curtiu? Comente aqui embaixo, compartilhe em suas redes e marque pessoas ou profissionais que de alguma forma possam se interessar pelo tema.
Let´s spread the word! (livre tradução: manda pra galera!)
Abs e bons negócios.
O autor: eu me chamo Eduardo Melo, sou engenheiro de produção pela UFRJ, tenho formação em finanças no COPPEAD e em gestão de projetos PMI. Sou consultor, com larga experiência em implementar técnicas ágeis de gestão em operações de média e alta complexidade.
Eduardo Melo - Consultor de Negócios / Engenheiro de Produção - UFRJ / Formação em Finanças - COPPEAD / Profissional em Gestão de Projetos modelo PMI
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