Ferramentas que possam lhe auxiliar no controle de execução das atividades

A gestão da empresa é o segredo para o sucesso e destaque no mercado, assim, a ferramenta de gestão de tarefas é essencial para a organização e execução das ações, realizando a listagem, delegações, priorizações e controle das atividades e dos responsáveis por cada tarefa. Independente de ser um pequeno ou grande empreendedor, esse processo pode ser complexo, mas é fundamental entender como funcionam essas ferramentas para conseguir aumentar a produtividade, mesmo com tempo e recursos limitados.

O que é gestão de tarefas?

Em primeiro lugar, a gestão de tarefas tem a finalidade de realizar o gerenciamento de cada processo das atividades da empresa, sendo urgente ou não, como também ajuda no controle para melhorar os fluxos de trabalho da organização.

Atualmente, essas ferramentas são as principais aliadas dos gestores, tornando-se sinônimos de sucesso e aumentando a produtividade da equipe. Por isso, é importante saber estabelecer prazos, dividir as tarefas e acompanhar o andamento das tarefas.

Em síntese, podemos dizer que a gestão de tarefas para equipes está relacionada ao monitoramento dos processos, durante o ciclo de vida dessas atividades, por exemplo, planejamento, monitoramento, teste e relatório, ajudando no desenvolvimento de tomadas de decisão.

Desse modo, podemos dizer que a gestão de tarefas é a maneira de identificar, monitorar e progredir com os projetos que precisam ser realizados durante o dia, sendo assim, é comum o gerenciamento dessas atividades estar relacionado às tarefas da vida pessoal, além de ter relação com a gestão de tempo.

Por isso, a gestão de tarefas é uma das ferramentas que ajuda tanto as pessoas, quanto as empresas a alcançarem as suas metas e objetivos no planejamento estratégico, assim, conseguem colaborar entre si e compartilharem os resultados atingidos.

Quais os benefícios da gestão de tarefas?

Os benefícios da gestão de tarefas são diversos, indo além da produtividade da organização. Nesse sentido, essas ferramentas podem ser responsáveis pela organização dos processos e comunicação interna da empresa.

Assim, algumas das principais vantagens são: facilidade na comunicação interna e nas atividades do dia a dia, gerenciamento de maneira mais simples, evitar ou eliminar possíveis erros logísticos, maior cumprimento nos prazos, realização das demandas de maneira mais prática, maior controle do cotidiano da instituição e acompanhamento de todas as tarefas nos departamentos internos.

Em outras palavras, imagine que você está reunido com o time de controladoria e todos estão trabalhando no desenvolvimento do planejamento orçamentário, porém alguém entra na sala e solicita que seja realizado a análise dos investimentos operacionais, logo depois, o telefone toca e alguém está solicitando a tabela de desempenho dos colaboradores.

Agora, imagine essa cena acontecendo em todas as áreas de planejamento e controladoria da empresa, provavelmente estaria longe de ser eficiente ou prático para os negócios. Portanto, as ferramentas da gestão de tarefas contribuem para o gerenciamento correto do tempo, organizando as quantidades certas de horas gastas em determinadas atividades.

Esse gerenciamento das tarefas, também é importante para a equipe visualizar o melhor prazo para entrega de cada processo, cálculo do tempo necessário para a realização e definição das atividades prioritárias.

No entanto, o ponto mais importante da gestão de tarefas é que a empresa consiga planejar as atividades de maneira mais equilibrada e delegue as ações para não correr o risco de sobrecarregar os colaboradores.

Ferramenta de gestão de tarefas: conheça 6 principais

1. Trello

O Trello é uma das principais ferramentas no gerenciamento de tarefas. Afinal, o mecanismo é fácil e muito flexível, assim, é possível criar listas, quadros e cartões divididos por projetos, temas e outros critérios. Além disso, tem uma interface dinâmica e intuitiva. Assim, permitindo o anexo de imagens e arquivos, sendo possível mencionar outros membros, comentar tarefas e auxiliar no melhor gerenciamento da equipe.

Nesse sentido, outra vantagem é a possibilidade de adicionar data de entrega e acompanhar o progresso das atividades pela cor da etiqueta.

2. iClips

O iClips é uma das ferramentas que se destaca pelo seu software, com foco no gerenciamento de atividades em agências de comunicação. Desse modo, a plataforma é completa, apresentando funcionalidades que vão desde gestão de tarefas, até gerenciamento financeiro. Além disso, o sistema conta com mecanismos personalizáveis para atender as necessidades do sistema de controle.

3. Asana

Com o objetivo de oferecer melhor visualização e maior controle, o aplicativo de gestão de tarefas da Asana ajuda na análise da execução das atividades, apresentando visual em formato de calendário e mostrando todas as ações que estão sendo realizadas pela equipe. O aplicativo permite acesso fácil a essas informações, simplificando a identificação dos processos que precisam de melhorias para serem concluídos.

Além disso, essas ferramentas contam com facilidades na comunicação, chats próprios e sistemas para o esclarecimento de dúvidas ou mudanças no planejamento.

4. Evernote

Uma das características que destacam o Evernote é a possibilidade de anexar imagens nas atividades. Assim, facilitando a ilustração das ideias e visualização das informações, além de permitir a digitalização de documentos e o salvamento das páginas na internet.

5. Microsoft OneNote

O OneNote tem uma ótima integração com as ferramentas empresariais, oferecendo organização das tarefas em blocos, maior controle e monitoramento sobre o andamento das atividades. Além disso, é possível destacar as ações que precisam ser priorizadas pela equipe, como também adicionar arquivos de mídia aos cards.

6. Todoist

Com interface atraente e intuitiva, as ferramentas da Todoist permitem gerenciamento colaborativo das tarefas, sincronizando a lista entre os dispositivos e organizando as atividades conforme o estilo do projeto e data de entrega.

Por ter uma interface simples, os acessos são fáceis e realizados em tempo real e os monitoramentos são realizados por guias de acesso, além do software ter a finalidade de garantir agilidade e produtividade para a empresa.

A ferramenta de gestão de tarefas é essencial para aumento da produtividade da organização. Mas, gerenciar tarefas também pode ser importante para análise das tarefas que estão sendo realizadas pela equipe, como também pode ajudar no desenvolvimento de melhorias que facilitem os processos e, consequentemente, refletem no atendimento ao cliente.

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