Como uma empresa pode usar os controles internos para a detecção de fraudes?

Em abril de 2002, o Jornal do Brasil, na seção de Economia, publicou artigo com o título: “Aumenta corrupção entre executivos”. O artigo iniciava com a seguinte afirmativa: “a corrupção entre funcionários graduados das empresas, principalmente executivos de primeira linha e diretores, está aumentando”.

Um exemplo disso que é utilizado para espelhar esta preocupação refere-se ao caso mundialmente divulgado de falência da gigante americana Enron, a sétima corporação privada nos Estados Unidos e a maior empresa do mundo na área de energia, que tinha cerca de 20 mil empregados na empresa-matriz e 3.500 subsidiárias espalhadas pelo mundo.

Após ter sido alvo de uma série de denúncias de fraudes contábeis e fiscais, foi descoberto que a Enron criou parcerias com empresas e bancos que permitiram manipular seu balanço patrimonial e esconder débitos de até US$ 25 bi.

Esta introdução força-nos a refletir sobre a seguinte questão: O que facilita a fraude nas empresas? Podemos ter várias respostas, mas, sem dúvida, uma das principais é que quando há falhas no sistema gerencial de controles internos, o resultado pode ser desastroso.

Conforme o AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) controle interno é o plano da organização e todos os métodos e medidas coordenados, adotados dentro da empresa para salvaguardar seus ativos, verificando a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis, promovendo a eficiência operacional e fomentando o respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão.

Em outras palavras, controle interno é o conjunto de normas e procedimentos que tem o objetivo de mitigar riscos visando salvaguardar os ativos da empresa.

A administração da empresa é a responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação do seu cumprimento e por sua modificação, visando adaptá-lo às novas circunstâncias.

Assim, o sistema de controle interno representa todas as políticas e procedimentos adotados pela administração de uma empresa para ajudar a assegurar, tanto quanto possível, a condução ordenada e eficiente do seu negócio, incluindo:

a adesão as políticas da administração;

a salvaguarda dos ativos;

a prevenção e detecção de fraudes e erros;

a precisão e integridade dos registros contábeis; e

a oportuna preparação de informações contábeis.

Citamos abaixo os 5 componentes inter-relacionados de controles internos e suas principais funções que são de exclusiva responsabilidade dos administradores das empresas:

Ambiente de controle – esse componente é fortemente influenciado pela administração.

Normalmente a filosofia da administração, sua cultura e o estilo operacional são ensinados tradicionalmente pelas empresas e formam a base do ambiente de controle;

Avaliação de riscos – identifica as áreas com potenciais erros que podem ocorer e cria procedimentos e políticas de controle que visam minimizar tais erros;

Atividades de controle – estabelecem e mantém as políticas e procedimentos para assegurar que os registros contábeis das organizações sejam completos e acurados e que existam controles sobre os ativos;

Informação – estabelece e mantém um sistema de informação para manter a contabilização dos ativos, passivos e patrimônio de uma empresa; e

Monitoramento – constrói atividades de monitoramento como atividades normais e recorrentes. As atividades deveriam incluir supervisão em todos os níveis de modo que os controles possam ser acessados e corrigidos tempestivamente.

Como um dos exemplos mais difundidos de controles internos pode-se citar o relativo às segregações de funções. Neste tipo de controle interno um empregado não deve ocupar cargo em que tenha controle pelo registro do fato na contabilidade e, ao mesmo tempo, controle das operações que ocasionam lançamentos.

Apesar da grande importância e relevância em se ter um adequado sistema de controle interno, é importante frisar que há limitações.

Assim, o sistema de controle interno de uma empresa é um processo que sempre dever ser aprimorado visando suprir a ineficiência ou ausência de controles adequados.

Por fim, um bom sistema de controle interno é aquele que acusa, de forma rápida, a necessidade da adoção de medidas preventivas ou corretivas visando eliminar, ou mesmo minimizar, perdas decorrentes de ineficiências, desvios e a maximização do lucro da empresa.

*Elaine Cristina da Silva é auditora da ASPR (www.aspr.com.br).

 Um dos maiores receios dos acionistas que não participam da administração de uma empresa é que esta esteja participando de fraudes e erros, que de alguma forma — direta ou indiretamente — irão se refletir na geração de caixa e, consequentemente, no fluxo de dividendos a receber.

Conforme a Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis (NBCT) 11, de 2003, do Conselho Federal de Contabilidade, o termo fraude refere-se ao ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis. O termo erro diz respeito ao ato não intencional na elaboração de registros e demonstrações contábeis, que resulte em incorreções.

A detecção de uma fraude ou erro é uma das principais tarefas da governança corporativa, que neste contexto deve abranger a controladoria e as auditorias, tanto a interna quanto a externa; portanto, detecção de fraudes e erros é responsabilidade dos acionistas, pois são eles que escolhem o conselho fiscal, os executivos e os auditores externos.

Apesar de ser difícil para quem exerce a função de auditor externo graduar qual das suas atividades é a mais importante, o fato é que para os stakeholders (interessados) — que podem ser afetados pelas ações da empresa — esta é uma das principais funções dos auditores, senão a mais importante.

Embora o auditor não deva planejar seu trabalho com o intuito de descobrir fraudes ou erros, deve estar sempre alerta à possibilidade de sua ocorrência. Em um passado recente, as normas de auditoria possuíam um entendimento de que o auditor não era responsável por detectar fraudes, mas felizmente o mercado não pensava assim, e a evolução das normas trouxe de volta à profissão uma de suas prerrogativas fundamentais.

Dessa forma, o auditor também é responsável em ajudar a administração da empresa a detectar e evitar fraudes ou erros, contudo não pode ser responsabilizado pela prevenção de todos esses casos. Até mesmo porque a fraude pode ocorrer de diversas formas: via desfalques financeiros, manipulação das demonstrações contábeis e sonegação de impostos, sendo essas as causas mais frequentes. Um denominador comum em todas essas situações é a intenção de enganar, transformando os desajustes na gestão em benefícios pessoais.

Uma das maneiras mais eficientes para a redução desse risco é a construção de um forte sistema contábil de controles internos, com avaliações periódicas, tanto internas como externas. Esse sistema é composto de uma estrutura organizacional formalizada e efetiva, que trabalha integrada a métodos e procedimentos adotados pela empresa na proteção do seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis, bem como de sua própria eficácia operacional.

Para um auditor emitir um parecer, deve efetuar o estudo e a avaliação desse sistema contábil de controles internos para determinar natureza, oportunidade e extensão da aplicação dos procedimentos de auditoria.

Para o acionista, nem sempre está claro que o sistema contábil de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade, cabendo ao auditor efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento, decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho.

O sistema de controle interno é definido como um processo efetuado por uma estrutura da organização que envolve a descrição das funções, nível de autoridade e fluxos de informações, por meio de pessoas e de um sistema de gestão de informação, visando ajudar no cumprimento de objetivos específicos ou gerais.

Um sistema de controles internos eficiente desempenha, por tudo isso, um papel importante na prevenção e detecção de fraudes e erros, visando proteger os recursos da organização; em outras palavras, dos acionistas, tanto físicos (máquinas e propriedades) quanto incorpóreos (reputação ou recursos humanos).

No final de 2008, foi publicado pela imprensa, que alguns diretores financeiros de empresas de capital aberto ultrapassaram seu limite operacional na contratação de proteção cambial, ocasionando grandes perdas a estas empresas com a desvalorização do real em relação ao dólar.

Se o sistema de controles internos estivesse funcionando adequadamente isso teria sido impraticável, pelo menos de forma lícita, reduzindo de forma substancial as perdas. Muito embora nesse caso possa se arguir que executivos de alto escalão, que estão na empresa justamente para fiscalizar e implantar um sistema seguro de governança corporativa, não deveriam ter extrapolado seus limites de alçada.

A verdade insofismável é que, pelos valores envolvidos, houve uma grande falha nos diversos níveis da governança corporativa dessas empresas.

Os sistemas de controles internos são, portanto, elementos essenciais da governança corporativa, e terão a eficácia desejada quando houver maior conscientização dos gestores das empresas sobre a importância da profissionalização da administração empresarial. A governança precisa ser considerada acima de qualquer processo que envolva, entre outros elementos, decisões de cunho unilateral, sentimentos de rivalidade, personificação do poder ou, mais comumente visto nesses últimos tempos, a ganância desmedida.

Marco Antonio Papini é mestre em Ciências Contábeis pela PUC-SP e sócio-diretor da Map Auditores Independentes.

Quais medidas fortalecem o controle interno e inibe fraudes?

Qual o papel dos controles internos como mecanismos para mitigar riscos em uma empresa?

Quais estratégias o gestor pode implementar para evitar fraudes?

Qual a importância dos controles para evitar fraudes?