Como o estudo da gestão do desempenho pode trazer resultados efetivos para as organizações?

A gestão de desempenho é uma das principais ferramentas utilizadas pelas empresas para promover o talento entre seus colaboradores. O objetivo é melhorar os resultados da equipe, motivar os funcionários e aprimorar seu conjunto de competências.

A importância dessa ferramenta reside na possibilidade de identificar e reter esse talento, ao mesmo tempo que se melhora a comunicação no interior da organização e o desenvolvimento dos colaboradores, permitindo-lhes uma formação constante e estabelecendo metas e objetivos.

Agora, você sabe exatamente o que é uma gestão de desempenho? Consegue dizer quais são suas principais características e aplicações? Sabe diferenciá-la de avaliação de desempenho e gestão de talentos? Pode enumerar seus objetivos e benefícios?

Neste post, vamos discutir tudo isso e muito mais! Então, venha com a gente!

1. O que é gestão de desempenho?
   1. Mergulhando mais profundamente
2. Diferença entre conceitos
   1. Gestão de desempenho vs. Gestão de talentos
   2. Gestão de desempenho vs. Avaliação de desempenho
3. Por que a gestão de desempenho é importante?
4. Aplicações da gestão de desempenho
5. Principais objetivos da gestão de desempenho
   1. Desenvolvimento dos funcionários
   2. Tomada de decisão e gestão de talentos
   3. Alinhamento com a Estratégia
   4. Manutenção da cultura
   5. Aspectos legais
6. Benefícios reais de uma boa gestão de desempenho
7. Ciclo da gestão de desempenho
8. Como melhorar o processo de gestão de desempenho
9. A automação na gestão de desempenho
10. Principais recursos de um software eficaz
    1. M360, uma solução Mindsight
11. Melhores práticas de gestão de desempenho
    1. Uma estratégia de gestão de desempenho bem projetada
    2. Uma cultura de comunicação aberta e eficaz
    3. Monitoramento contínuo
12. A gestão tradicional saiu de moda!

1. O que é gestão de desempenho?

Gestão de desempenho (ou gestão de performance) é o processo contínuo de feedback e comunicação entre os gestores e seus funcionários para garantir o cumprimento dos objetivos estratégicos da organização.

A gestão não precisa necessariamente sempre se concentrar na organização como um todo: pode realizar sua função focando no desempenho de um departamento ou um funcionário. Ou então nos processos em vigor para gerenciar tarefas específicas. Mas, ao final, todos eles devem estar alinhados aos objetivos maiores da organização.

O conceito de gestão de desempenho evoluiu desde que apareceu pela primeira vez como um conceito. O que antes era um processo anual agora está em transição para o gerenciamento contínuo, sempre atualizado e integrado às outras ações.

O objetivo é garantir que os funcionários tenham um desempenho eficiente ao longo do ano. E, assim, consigam resolver qualquer problema que possa afetar negativamente seu desempenho.

Dessa forma, é possível perceber que nos dias atuais a automação cumpre um papel importantíssimo na gestão. E muitos dos processos envolvidos podem ser otimizados para que o desempenho dos funcionários seja gerenciado estrategicamente.

Mergulhando mais profundamente no significado

Entendidos os conceitos, é legal que você tenha conhecimento também de algumas definições mais técnicas, muito usadas em estudos e grandes obras da área.

Os estudiosos Bititci, Carrie & McDevitt (1997) definem gestão de desempenho como:

Um processo pelo qual a empresa gerencia seu desempenho de acordo com suas estratégias e objetivos corporativos e funcionais.

Segundo os autores, o objetivo desse processo é fornecer um sistema de controle integrado, onde as estratégias corporativas e funcionais são implantadas em todos os processos de negócios, atividades, tarefas e pessoas. E o feedback é obtido por meio do sistema de avaliação de desempenho para permitir adequadas decisões de gestão. O objetivo final desse processo é melhorar o desempenho da empresa.

Uma definição que gostamos de usar foi formulada por Herman Aguinis (2009), um dos maiores estudiosos da psicologia organizacional:

A gestão de desempenho é um processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times.

E podemos citar um brasileiro também, já que temos grandes nomes nesta área: Vicente Falconi define gestão simplesmente como “resolução de problemas”.

Portanto, no fim das contas, podemos resumir todo o conceito à seguinte afirmação: gerenciar é “medir e melhorar”. Continuamente. Medir e melhorar, medir e melhorar, medir e melhorar…

Mas por que medir é tão importante assim? Ora, sem métricas e indicadores de gestão, fica difícil saber exatamente o precisamos melhorar. E também quais os impactos das nossas ações. Precisamos medir as coisas. E depois melhorá-las.

Em todo o caso, fica claro que dentro da gestão de desempenho há um componente de medição e um componente de melhoria. E que, ao final, o desempenho não pode ser dissociado dos objetivos estratégicos da empresa.

2. Diferença entre conceitos

Queremos apresentar para você as diferenças entre entre três conceitos, que costumam causar uma grande confusão na cabeça dos profissionais de RH:

• Gestão de desempenho
• Gestão de talentos
• Avaliação de desempenho

Por serem nomes muito parecidos, às vezes temos o impulso de usá-los como sinônimos perfeitos. Mas na verdade são coisas diferentes, com abordagens diferentes e resultados diferentes.

Gestão de desempenho vs. Gestão de talentos

Como acabamos de ver, a gestão de desempenho é uma iniciativa que orienta os funcionários no sentido de estabelecerem e alcançarem seus objetivos em alinhamento com os objetivos da organização, sejam eles globais, sejam eles imediatos.

Muito bem, e a gestão de talentos? Gestão de talentos, ou de pessoas, é o processo estratégico organizado metodicamente para atrair o talento certo para a organização e ajudá-los a crescer até suas capacidades ideais, mantendo os objetivos organizacionais em mente.

Para que fique bem claro, vamos dizer isso em outras palavras. Gestão de talento é o escopo completo dos processos de RH para atrair, desenvolver, motivar e reter funcionários de alto desempenho. Entendeu? Mais fácil, não é?

Portanto, podemos perceber que há uma diferença de abordagem entre as duas coisas. Gestão de desempenho é algo mais focado, mais orientado à performance do funcionário, no cargo que ocupa.

Já a gestão de talentos tem uma visão mais abrangente, indo desde o momento da contratação ao momento do engajamento e retenção.

Gestão de desempenho vs. Avaliação de desempenho

E a avaliação de desempenho? Em que difere da gestão de desempenho?

Como o próprio nome diz, a avaliação de desempenho não é um modelo de gerenciamento, mas sim a ação estratégica para medir e entender o nível de performance dos seus colaboradores. Ou seja, é uma ferramenta de medição mesmo, empregada para levantar dados que serão usados mais tarde na implementação de uma gestão de desempenho.

Portanto, é o pontapé inicial, a base da gestão. Afinal, como já dissemos no tópico anterior: gerenciar é medir e melhorar. Tudo começa pela medição. E, no caso de uma gestão de desempenho, tudo começa na sua avaliação.

3. Por que a gestão de desempenho é importante?

Dizendo de forma simples e direta: a gestão de desempenho existe para melhorar o desempenho da sua empresa! E como faz isso? Melhorando o desempenho individual dos funcionários e das equipes.

Essa melhoria individual é a chave para a melhoria coletiva. Não adianta medir apenas o desempenho de todo o setor uma vez por ano!

É um relatório importante? É sim, mas também muito ralo, com dados extremamente abrangentes. Fica bem difícil identificar os problemas e saber exatamente onde se pode melhorar com esse tipo de análise macro.

Portanto, a gestão de desempenho complementa a revisão de desempenho anual. Ela mantém o gestor e o funcionário informados sobre as mudanças em andamento no processo de gerenciamento, o que ambos podem fazer para simplificá-lo e como o desempenho geral pode ser melhorado.

Metaforicamente, nós olhamos a ponte como um todo. Depois olhamos para cada viga da ponte. Se uma estiver meio fraca, a gente busca fortalecê-la. Afinal, não queremos que a ponte caia, certo? E uma ponte é composta basicamente por vigas.

Assim como uma empresa é composta por funcionários. Nós, colaboradores, somos o coração de uma empresa. Então, para nós, uma gestão contínua focada em performance indica que nossos gestores nos valorizam.

Dessa geral, os funcionários sentem que seus gestores estão interessados no seu trabalho. E também se preocupam com seus objetivos e com qualquer tipo de problema que possam enfrentar. No fim, os funcionários acabam se tornando mais abertos a feedbacks construtivos, e até ficam ansiosos para recebê-los!

Portanto, não dá para negar que uma boa gestão de desempenho faz uma enorme diferença dentro da organização!

Caso se interesse, veja abaixo um vídeo com uma abordagem bem interessante, cheio de informações sobre características, motivações e exemplos:

4. Aplicações da gestão de desempenho

Num passado distante, o único aspecto do desempenho que importava mesmo era o resultado. Nada mais! Resultado financeiro, dinheiro no bolso, lucro e mais lucro!

Isso continua sendo um aspecto importante? Claro, muito importante, pois empresas vivem de lucro. E se a conta não fecha, quem vai acabar fechando é a própria empresa!

Porém, com o passar do tempo, as organizações começaram a entender que não precisamos focar no lucro o tempo todo. Há maneiras (mais eficientes, inclusive) de se medir o desempenho de uma equipe. Maneiras que, no fim das contas, terão impacto positivo na saúde financeira da organização.

Assim, ficar medindo o lucro de curto prazo, a torto e a direito, é um jeito bem limitado de se observar o desempenho da organização. Pois ignora a capacidade de ela gerar caixa em longo prazo.

Legal, mas então qual conclusão tiramos disso? Bom, toda essa discussão acabou dando origem ao modelo que conhecemos como Balanced Scorecard (BSC). Esse modelo define quatro dimensões de desempenho de uma empresa:

• Financeiro: crescimento da empresa, fluxo de caixa, lucratividade, custos etc. Ou seja, a análise da saúde financeira da organização
• Clientes: satisfação do cliente, participação no mercado (market share) etc.
• Processos internos: nível de inovação, eficiências operacional e de serviços etc.
• Aprendizagem e crescimento: satisfação do colaborador, conjunto de habilidades, treinamentos, plano de desenvolvimento individual etc.

Logo, vemos que o BSC abocanha grande parte das necessidades de uma organização, sejam humanas, sejam de eficiência e performance. Exatamente por isso é muito usado no nosso meio, nos dando uma visão bastante direcionada às metas traçadas.

Mas devemos lembrar que essas quatro dimensões não devem ser analisadas isoladamente. Não! Elas devem ser monitoradas lado a lado, porque se equilibram de forma a não deixar nenhum aspecto solto e sem controle.

5. Principais objetivos da gestão de desempenho

Podemos fazer uma lista dos objetivos mais importantes de uma boa gestão de desempenho. Assim, é mais fácil se localizar nos motivos que levam a gente a adotar tais práticas na nossa empresa. São eles:

1. Desenvolvimento dos funcionários
2. Tomada de decisão e gestão de talentos
3. Execução da estratégia
4. Manutenção da cultura
5. Aspectos legais

Como são objetivos bem diferentes entre si e muito férteis em informações, vamos dar uma aprofundada em cada um deles.

Queremos que você saia daqui entendendo por completo as razões de investir um tempo na estruturação de uma boa gestão de desempenho.

Desenvolvimento dos funcionários

O principal objetivo de qualquer programa de gestão de desempenho é, adivinhe, desenvolver o desempenho dos funcionários!

Mas quando falamos em “desenvolvimento”, queremos dizer aumentar a capacidade dos indivíduos de produzir resultados por meio de melhorias em sua produtividade. E também aumentar (e deixar mais complexo) o seu nível de responsabilidade.

Portanto, não é algo tão óbvio assim, requer uma série de cuidados e medições precisas. Nessa hora, os indicadores de RH são como nossos guias, alertando-nos dos melhores caminhos a serem tomados.

A meta de desenvolvimento de um processo de gestão de desempenho tem provavelmente o maior ROI (“retorno sobre o investimento”) dentre todas as metas! Por incrível que pareça, esse impacto é um dos mais negligenciados.

Infelizmente, nem todos os líderes e profissionais de RH fazem a ligação entre investir no desenvolvimento dos funcionários e aumento do lucro final. Felizmente, porém, isso está mudando, e a mudança é muito bem-vinda!

Em geral, os programas tradicionais de gestão de desempenho são mais orientados à medição de desempenho do que ao desenvolvimento de desempenho.

Ou seja, acabam funcionando muito mais como avaliações de desempenho do que puramente como gestão de desempenho. E você agora já sabe que são coisas diferentes, não sabe?

A gestão deve ser orientada a ações concretas de mudança e melhoria. Algo está ruim? Então vamos aprimorar! Algo já está bom? Então vamos fortalecer! Caso contrário é apenas uma medição, uma avaliação.

De nada adianta os funcionários ficarem com avaliações maravilhosas mas não terem nenhum insight sobre como podem se tornar ainda melhores do que já são em seus trabalhos!

Tomada de decisão e gestão de talentos

Já discutimos sobre a gestão de talentos num tópico lá em cima. Então, imaginamos que você já saiba a diferença entre esse tipo de gerenciamento e a gestão de desempenho. Mas por que ele entraria como um dos objetivos principais da gestão de desempenho? E o que tem a ver com tomada de decisão?

Bom, uma das funções de monitorar e gerenciar a performance dos funcionários é orientá-los à tomada de decisão. Uma boa performance deve estar alinhada às melhores decisões. Pois, como sabemos, o bom desempenho em si, isolado de questões mais globais, nem sempre ajuda a organização a melhorar seus processos. Nem sequer ajuda necessariamente a melhorar a performance da equipe!

Isso porque, em recursos humanos, 2 + 2 pode ser 5! Ou seja, a soma isolada das partes costuma ser menor do que o montante total quando todos são somados conjuntamente.

E é aí que entra a gestão de talentos. Sendo um gerenciamento mais abrangente e com processos mais longos, os líderes têm controle sobre todas as etapas do desenvolvimento do funcionário (e não apenas do desempenho).

Um método bem consolidado é o uso de questionários de múltipla escolha e classificações em escala. Funcionários serão avaliados por seus comportamentos, competências e resultados.

Esses números e classificações são uma ótima maneira de diferenciar as pessoas, a fim de efetivamente tomar decisões sobre elas. Por exemplo, é um jeito excelente de decidir quem deve:

• Ser promovido por mérito
• Receber aumentos salariais e bonificações
• Ocupar posições de maior liderança
• Ou até mesmo ser despedido.

Tudo isso é ótimo! O grande problema é que parte considerável das empresas ainda não estruturam esse processo de forma estratégica. Deixam correr solto, achando que sem um monitoramento constante as coisas vão se resolver sozinhas. Infelizmente para elas, em geral isso não acontece!

Com o passar do tempo, o gerenciamento sai do controle e a equipe se perde em meio a indecisões dos líderes.

Alinhamento com a Estratégia

Mais uma meta importantíssima: o alinhamento do desempenho com a estratégia organizacional.

Como falamos anteriormente, é papel dos líderes garantir que o aumento da performance esteja alinhado aos objetivos mais globais da organização. Fazer com que funcionário e empresa caminhem juntos, desenvolvam-se juntos. A missão da empresa deve falar mais alto!

Em muitas organizações, os resultados das ações dos funcionários são comunicados por meio da implantação de KPIs e/ou OKRs, derivados de planos estratégicos.

Não sabe o que esses termos significam? Não tem problema! Eis aqui uma breve explicação:

• KPI (Key Performance Indicator) é uma métrica de desempenho que avalia o sucesso de uma organização ou de uma atividade específica. KPIs podem ser aplicados em projetos, planos de ação, programas, produtos etc.
• OKR (Objectives and Key Results) também é uma métrica de desempenho usada para definir e descrever objetivos da empresa e das equipes. Um OKR consiste em um objetivo, que define uma meta futura, e até 5 resultados-chave, que medem o progresso em direção àquele objetivo.

Ou seja, no fundo, ambos são indicadores usados para medir desempenhos e traçar metas. Têm diferentes abordagens e aplicações, mas muitas vezes são usados basicamente como sinônimos.

De qualquer modo, se os KPIs ou OKRs forem implantados corretamente, sempre tendo em mente a estratégia da empresa, os resultados dos funcionários tendem a melhorar. E essa melhoria irá impulsionar os resultados da empresa. Logo, a estratégia foi executada com sucesso!

Manutenção da cultura

Foco na cultura organizacional é um dos grande avanços do meio corporativo nos últimos anos. Finalmente, as organizações estão percebendo que valores e crenças internos são absolutamente fundamentais para consolidar a marca e otimizar seu funcionamento.

É um aspecto que até pouco tempo atrás era considerado “subjetivo demais”. Ledo engano, este é um aspecto tão concreto quanto rochas!

E a gestão de desempenho tem papel nesse quesito? Tem sim, é complementar àquilo que estávamos discutindo no tópico anterior.

Os gestores precisam garantir que seus funcionários estejam agindo de acordo com a cultura da empresa. Isto é, com os valores e comportamentos definidos como cruciais para a estratégia e o desempenho da organização.

É por isso que, juntamente com o desenvolvimento, a maioria das empresas inclui algum tipo de feedback com base em comportamentos nos programas de gestão de desempenho.

E também, juntamente com a tomada de decisão, a maioria das empresas baseia suas decisões na adesão a esses mesmos comportamentos.

Aspectos legais

Por fim, mas não menos importante, a gestão de desempenho pode cumprir um papel jurídico nas empresas. Pois pode servir de prova para possíveis reclamações trabalhistas de seus ex-funcionários.

E por que esse tipo de preocupação? Bom, empresas lidam com gente e, mesmo estando tudo nos seus devidos eixos, os funcionários podem ocasionalmente se sentir injustiçados.

Logo, é importante que os processos sejam devidamente documentados em sistemas confiáveis. E possam ser facilmente recuperados muito tempo depois de um funcionário deixar a empresa.

Vale ressaltar que a qualidade de um sistema para fins legais às vezes é conflitante com a qualidade do sistema para fins de desenvolvimento de funcionários. Nesses casos, cabe à empresa consultar juristas e ponderar as duas finalidades na concepção do seu sistema.

6. Benefícios reais de uma boa gestão de desempenho

Já vimos os objetivos de se estruturar uma boa gestão de desempenho, correto? Ótimo, agora então vamos falar dos benefícios efetivos que ela traz ao dia a dia da nossa organização.

Gerenciar o desempenho dos funcionários e dos processos (e também, como você já sabe, alinhá-los aos objetivos da empresa) facilita a entrega de metas estratégicas e operacionais. Tudo dentro do prazo e de forma eficaz.

Com o uso de um bom software de gestão, integrado e robusto, e não simplesmente um sistema que lhe dê uma simples planilha cheia de dados, os ganhos são imensos. Tanto em termos de retorno sobre o investimento (ROI) quanto em benefícios operacionais, de eficiência e de performance.

Dessa forma, a gestão de desempenho proporciona a você os seguintes benefícios:

Ganho financeiro direto

• Redução de custos na organização
• Cumprimento de prazos do projeto
• Alinhamento da organização às metas globais
• Diminuição o tempo necessário para criar mudanças estratégicas ou operacionais, comunicando as mudanças por meio de um novo conjunto de metas
• Aumento da venda de serviços e produtos.

Força de trabalho motivada

• Otimização dos planos de incentivos para metas específicas focadas em superação e evolução
• Engajamento dos funcionários, já que conseguirão entender como estão contribuindo para as metas da organização e para a consolidação da marca
• Aumento da transparência e da justiça na avaliação
• Aumento da confiança no processo de pagamento de recompensas e bonificações.

Controle de gestão aprimorado

• Flexibilização e integração do programa às necessidades de gerenciamento
• Melhoria da relação funcionário-gestor
• Facilitação no cumprimento de requisitos legislativos
• Simplificação da comunicação do planejamento das metas estratégicas
• Documentação eficiente, completa e atualizada dos dados da equipe e da empresa.

7. Ciclo de Gestão de Desempenho

Tendo chegado até aqui, você já ficou por dentro de toda a parte conceitual da gestão de desempenho. Isto é, motivações, porquês, benefícios, abordagens etc. Mas um questionamento ainda resta e costuma falar muito alto na nossa cabeça: como aplicar esses conceitos na prática?

Afinal, conhecimento só é útil quando tem serventia em algum momento das nossas vidas, não é mesmo? Dito isso, vamos então formular um interessante modelo de gerenciamento: o ciclo de gestão de desempenho.

Podemos dizer que a grande maioria dos especialistas divide o desempenho profissional em duas dimensões principais: resultados e comportamentos. O primeiro tem mais a ver com “o que” o funcionário produz. E o segundo está relacionado a “como” esses resultados são produzidos.

E por que mencionar essas dimensões? Bom, porque basicamente são a espinha dorsal do ciclo de gestão do desempenho. A ideia com a qual as etapas são estruturadas.

E, no nosso modelo, teremos cinco fases (ou etapas) principais. Elas são essenciais, independentemente da frequência com que você venha a analisa o desempenho dos funcionários.

Etapa 1 – Planejamento

O primeiro estágio envolve definir as metas dos funcionários. Embora essas metas devam ser divulgadas na descrição do cargo para atrair candidatos mais qualificados, elas devem ser reforçadas mais uma vez quando o candidato se tornar um novo contratado.

Dependendo do processo de gerenciamento em sua organização, você pode atribuir uma métrica a cada uma das metas para poder avaliar sua realização.

Tradicionalmente, tais metas eram definidas apenas pelos líderes. Hoje em dia, a coisa está mudando: funcionários têm participado cada vez mais na formulação de suas próprias metas, abrindo caminho para uma comunicação franca com seus gestores. Defendemos que esta é uma mudança positiva e muito construtiva na mentalidade das organizações.

Etapa 2 – Monitoramento

Nesta fase, os gestores precisam monitorar o desempenho dos funcionários em relação à meta traçada. E é exatamente aqui onde entra em cena a gestão de desempenho contínua.

Com o software certo, você pode acompanhar o desempenho de suas equipes em tempo real e modificar (ou corrigir) o curso sempre que necessário.

Etapa 3 – Desenvolvimento

Neste estágio é que temos o tal “aprimoramento do desempenho” cantado em verso e prosa pela metodologia. Isto é, pegamos os dados obtidos durante a fase anterior (fase de monitoramento) para melhorar o desempenho dos colaboradores.

E como fazer isso? Há diversas maneiras.

Uma delas pode ser sugerindo aos funcionário alguns cursos de atualização e treinamentos online. Ou então fornecer uma tarefa que os ajude a melhorar seus conhecimentos no trabalho, otimizando a realização dos seus processos.

Um plano de suporte, com mentorias e coachings, também é uma boa pedida. Facilita o entendimento das atividades e as alinha aos objetivos da organização.

A gama de ações de melhoria é bem vasta. Você pode conferir outros formatos e ações possíveis aqui!

Etapa 4 – Avaliação

Como você já sabe, gerenciar é medir e melhorar. Então, o desempenho de cada funcionário deve ser avaliado periodicamente. Sobretudo depois de ações de melhorias! Com os dados em mãos, é possível verificar se elas estão dando certo — ou não estão surtindo muito efeito.

Portanto, as classificações são essenciais para identificar o estado de desempenho do funcionário e implementar as mudanças de acordo com as necessidades. E o mais legal: tanto colegas quanto gestores podem fornecer esses feedbacks! Essa é a ideia de uma avaliação 360 graus.

Etapa 5 – Recompensa

Por fim, devemos reconhecer o progresso dos nossos funcionários. Recompensá-los pelo seu bom desempenho é essencial para a gestão de desempenho, bem como uma parte importante do engajamento deles.

E a recompensa não precisa ser necessariamente dinheiro! Você pode fazer isso com um simples agradecimento, por exemplo. Ou então um reconhecimento social e público, para que todos da empresa fiquem cientes dessa evolução.

Mas também, claro, pode haver um programa de recompensas e gratificações, regulamentando de maneira mais clara o excelente trabalho que vem desempenhando na organização.

Tudo isso ajuda a motivá-los. E não há nada melhor (e produtivo) do que funcionários motivados, verdadeiramente se sentindo parte da organização. É uma situação de ganha-ganha: favorável para todo mundo.

8. Como melhorar o processo de gestão de desempenho

Se você já tiver implementado um processo de gestão de desempenho, ou se acabou de fazê-lo, não pense que o trabalho acabou! Você precisa melhorá-lo continuamente, buscar novos dados e novas soluções.

Não adianta nada implementar um processo e depois simplesmente “abandoná-lo”! Portanto, foco na melhoria e otimização. Sempre!

Um bom jeito de buscar essas novas direções é tentar responder a três perguntinhas básicas:

Um programa de gestão de desempenho pode ajudar (ou atrapalhar, se for mal feito) sua força de trabalho. No entanto, antes de fazer qualquer alteração prática em seus processos e/ou ferramentas, você precisa entender o que não está funcionando e por que não está funcionando.

Você também precisa ter tempo para avaliar o que seus funcionários querem desse programa.

Durante a avaliação, é extremamente importante conversar com seu pessoal. Os funcionários provavelmente têm algumas opiniões bastante proveitosas. E ficarão mais do que felizes em compartilhá-las com você. Você pode se surpreender com quantos deles desejam um processo mais aprimorado!

A próxima etapa é transmitir suas descobertas aos tomadores de decisão que podem patrocinar e conduzir mudanças em sua organização. Compartilhe suas descobertas internas, bem como pesquisas baseadas em evidências de especialistas mostrando o impacto de um processo de desempenho aprimorado nos resultados de negócios.

Os gestores querem que seus funcionários sejam felizes, certo? Mas, em contrapartida, felicidade não é necessariamente o que as pessoas desejam de seus gestores. Em vez disso, os funcionários querem se sentir motivados e entender que seu trabalho é importante!

Uma experiência de gestão de desempenho que agregue valor aos funcionários também deve se concentrar no aumento da motivação.

Para impulsionar a motivação, um processo de gestão precisa realizar conversas frequentes entre funcionários e gerentes. De modo que as metas, o progresso e a realização pessoal permaneçam relevantes e prioritários. Eles precisam sentir que estão sendo ouvidos, que suas “dores” estão sendo levadas em consideração. E nós, profissionais de RH e líderes, temos de ouvi-los mesmo, verdadeiramente!

O conteúdo dessas conversas é tão relevante quanto sua frequência. A motivação está ligada a uma perspectiva focada no futuro, nas oportunidades de desenvolvimento.

Os gestores devem se envolver de forma autêntica com os membros de sua equipe, falando abertamente sobre o sucesso de suas carreiras, realização de metas e alinhamento de seu trabalho com as principais prioridades da organização.

Para ter sucesso, essas conversas frequentes devem ser leves e incluir perguntas como:

• O que te motiva?
• O que está te ajudando ou te atrapalhando?
• Do que você precisa?

Perceba que são perguntas voltadas a realizações futuras. E o RH pode apoiar isso orientando os gestores a dar feedbacks mais produtivos e direcionados, sempre com indagações bem colocadas e certeiras.

Os gestores são essenciais para o sucesso do programa de gestão de desempenho da sua organização. Eles desempenham um papel descomunal em motivar, envolver e desenvolver a equipe.

Isso torna essencial garantir que eles sejam treinados para dar e receber feedbacks úteis. E também que sejam adeptos aos elementos de um processo contínuo.

Reserve um tempo para se reunir com os gestores e treiná-los em suas práticas de gestão de desempenho e de talentos para que todos se sintam confortáveis em conversas frequentes e leves.

Por fim, é essencial ter a tecnologia certa para dar suporte ao gerenciamento. Você precisa da tecnologia de RH explicitamente projetada para ajudar os gestores e a organização em um processo contínuo.

9. A automação na gestão de desempenho

A gestão de desempenho não é apenas uma questão do RH. É a preocupação de todos os níveis de liderança em uma organização. No entanto, como mostra uma constatação do relatório Deloitte’s Performance Management Solutions: Market Primer

Muitas vezes as organizações ficam se perguntando se os investimentos em tecnologia realmente levarão a melhorias.

Ou seja, por incrível que pareça, o entendimento da importância das novas tecnologias não está totalmente consolidado na mentalidade do RH.

E esse relatório se refere aos Estados Unidos! Então, imagine como é aqui no Brasil, onde as melhores inovações ainda lutam para serem reconhecidas como verdadeiros avanços…

Porém, acreditamos na evolução do RH como um todo, desde metodologias mais inteligentes a mudanças de compreensão sobre nossos processos. Por isso, recomendamos fortemente que você invista em bons softwares de recrutamento (com testes de perfil, de comportamento, cognitivos etc.) e de gestão de desempenho.

Respondendo sem pestanejar: Sim, vale muito!

Tenha certeza de que esses investimentos em tecnologia serão convertidos em melhorias gigantescas dentro do seu departamento.

Agora, é necessário que haja uma estratégia clara de gerenciamento. Sem isso, uma solução automatizada pode apenas oferecer dados aleatórios e sobrecarregar o gestor.

Afinal, o poder de transformação da tecnologia precisa ser canalizado estrategicamente, com foco específico e objetivos bem definidos. Quando nenhuma visão estratégica está em vigor, uma organização pode simplesmente automatizar os processos existentes sem que a força de trabalho (e também lideranças) os assimile.

Ou seja, dinheiro jogado fora! Oportunidade de crescimento desperdiçada.

Portanto, é fundamental que cada um dos colaboradores entenda os benefícios da implementação do novo sistema. Reconheçam que as metas devem ser atingidas por meio da gestão de desempenho.

E, como sempre ressaltamos, que os dados sejam colhidos de maneira inteligente e metódica. Profissionais de RH e gestores devem escolher muito bem seus indicadores, com base naquilo que realmente querem medir.

Dessa forma, perceberão com o passar do tempo que a otimização do sistema e os dados certos podem oferecer insights incríveis! Algo que nenhum rastreamento manual, por maior e melhor que seja, conseguiria oferecer.

10. Principais recursos de um software eficaz

Agora que você já entendeu a importância de um bom sistema de RH, vamos prosseguir para quais recursos um software de gestão de desempenho ideal deve conter.

• Personalização: deve ser personalizável para se adequar à estratégia de gerenciamento, tanto em relação à performance da equipe quanto à dos departamentos/organização
• Transparência: deve ser capaz de eliminar vieses, injustiças e a própria confusão que um gerenciamento desestruturado costuma causar na cabeça de gestores e funcionários
• Objetividade: deve ser capaz de oferecer métricas objetivas, nas quais os gestores possam basear sua avaliação de desempenho
• Frequência: deve permitir feedbacks e classificações periódicas dos funcionários, geralmente trimestrais, semestrais e/ou anuais.

Recursos específicos

As características listadas acima são fundamentais para todo software de gestão poder ser considerado, de fato, uma ferramenta de gestão.

Mas como isso se converte em suas funcionalidades? Ou seja, de que forma essas diretrizes são aplicadas na prática, quando fazemos o uso de um software de gestão de performance?

As metas dos funcionários devem estar alinhadas com as metas da organização. A solução deve permitir a opção de alterar a meta quando e como quiser, sempre que for necessário.

O RH deve ser capaz de configurar questionários de autoavaliação e avaliações gerais. Isso dá aos gestores uma visão clara de como os funcionários percebem seus respectivos desempenhos no trabalho. E se estão no caminho certo para atingir as metas específicas e os objetivos da organização.

O software deve contar com uma plataforma em que os gestores tenham a chance de reconhecer o bom desempenho dos seus colaboradores. Um bom uso de devolutivas é capaz de mantê-los motivados e abrir caminho para um envolvimento bem mais positivo.

Como já mencionado aqui, é importante que o feedback venha de variadas fontes. Esse é um dos conceitos da avaliação 360 ​​graus, sendo, no nosso ponto de vista, essencial para uma gestão de desempenho eficaz. Você poderia perguntar: mas por quê?

Bom, porque isso reduz significativamente a incidência de julgamentos enviesados e alguns preconceitos que podem surgir da avaliação proveniente de apenas uma pessoa. A ferramenta deve ser capaz de oferecer a opção de coleta de feedback de vários colegas, gestores, membros de outras equipes e até mesmo, em alguns casos, de clientes mais próximos. A diversificação de opiniões é um ponto-chave para uma saudável coleta de dados.

Imagine que você, gestor ou líder de RH, precise responder um questionário sobre o desempenho de cinco funcionários. Você insere o nome do primeiro funcionário no sistema e responde a todas as perguntas sobre ele. Depois insere o nome do segundo e responde às mesmas perguntas, mas agora em relação ao segundo funcionário.

Quando chegar ao último, você ainda se lembrará claramente de como avaliou o primeiro funcionário? Saberá compará-lo com justiça e precisão?

No meio de tantas perguntas, é muito difícil manter a coerência! “Qual foi a nota mesmo que eu dei àquele funcionário? Ele foi melhor ou pior do que o terceiro? Quais eram as referências mesmo?”

Dessa forma, é sempre bom ter um sistema que permita comparar os resultados dos funcionários ao mesmo tempo. Ou seja, responder à primeira pergunta em relação a todos os funcionários, e só depois seguir para a próxima pergunta.

Isso facilita a comparação e elimina (ou pelo menos diminui muito) as injustiças decorrentes de uma avaliação isolada. Avaliações múltiplas são excelentes para constituir julgamentos mais precisos.

Seguindo a linha da avaliação 360 graus, em que muitos colaboradores avaliam uns aos outros, uma boa funcionalidade é a rodada de indicação. O que é isso?

Nada mais é do que uma distribuição customizável de “quem avalia quem”. Ou seja, a possibilidade de criar um bom quadro de avaliadores e, de repente, poder alterar esse quadro para ficar ainda melhor.

Imaginemos que o Anselmo, a Beatriz e a Carolina vão avaliar o Denílson, a Érica e o Fernando, todos do mesmo departamento. Mas eles perceberam que a Carolina conhece muito pouco o Fernando, que acabou de entrar, e conhece bastante o Gustavo (que será avaliado numa outra rodada, por outras pessoas). Já o Gustavo conhece bastante o Fernando e vice-versa.

Logo, eles decidem substituir essa avaliação por uma mais inteligente: em vez de a Carolina avaliar o Fernando, ela avaliará o Gustavo. E este avaliará o Fernando, seu colega de longa data! 

Percebeu? O quadro de avaliações precisa ser personalizável, dependendo das necessidades do momento. As avaliações precisam fazer sentido. E se for preciso buscar alguém diferente, mesmo quando esse alguém pertence a outro departamento, deve ser possível fazer a troca.

O software tem de coletar dados que façam sentido. E não simplesmente “dados”!

A gente sempre tira um pouquinho de sarro de planilhas, não é? Porque muitos ainda acham que somente com planilhas vão resolver todos os seus problemas. Claro que não é assim, mas também não podemos descartá-las por completo! Pelo contrário, elas são importantes! São recursos visuais e matemáticos muito acessíveis e fáceis de usar.

Portanto, um bom software de gestão deve contar com um quadro (ou planilha) de metas, que ajudam a monitorar como os funcionários usam seu tempo. E também se suas ações correspondem à produção e ao resultado esperados.

Claro que não são planilhas puras e desprovidas de automatização. Não, são ferramentas movidas a inteligência artificial, usando recursos como processamento avançado e avaliação de metas individuais e coletivas. Assim, essas ferramentas podem garantir avaliações de desempenho mais objetivas.

Como dissemos, os líderes devem ser capazes de monitorar o desempenho de todos os funcionários da equipe, ou então daqueles que estão participando por ora de um projeto específico. A ferramenta deve ir além e gerar relatórios de desempenho automaticamente, fornecendo dados sobre as métricas de avaliação que você personalizou.

Um empurrãozinho para os funcionários e gestores para lembrá-los dos prazos. Notificações que indicam o progresso em um projeto e atualizações gerais para mudanças no processo podem melhorar a experiência dos funcionários com o gerenciamento.

Os dados individuais sobre os funcionários, estando num nível tão profundo, precisam ser muito bem protegidos. Logo, o programa deve contar com um firewall bastante robusto. Sempre certifique-se de que qualquer ferramenta que você instale oferece um recurso confiável de segurança e proteção. É a vida da sua empresa e dos seus funcionários que está em jogo!

Então, concluindo esta parte de funcionalidades, temos o seguinte a dizer: é crítico na implementação de um sistema de gestão de desempenho que tanto os gerentes quanto os funcionários sejam treinados para usar o sistema com o máximo de eficiência.

Escolha um software de um fornecedor confiável que ofereça suporte contínuo aos seus clientes. Que ensine os gerentes e membros da equipe como usar a plataforma de forma otimizada. E que seja sempre voltado aos mais novos avanços da área de RH, assimilando inovações e trazendo melhorias ao departamento.

M360, uma solução Mindsight

Nós da Mindsight desenvolvemos um robusto sistema de gestão de desempenho, que traz consigo todas as funcionalidades descritas acima: a solução M360!

O M360 é um software de gestão que se baseia nos conceitos da avaliação 360 graus, com participação de variados funcionários ao longo do processo e grande incentivo a feedbacks. É uma solução com a qualidade Mindsight!

Todos os nossos produtos contam com tecnologia de ponta e são pensados para facilitar a vida do RH, desde as etapas de recrutamento e seleção até o dia a dia da organização, promovendo uma gestão completa de people analytics de cada colaborador!

Com eles, você conseguirá aumentar a inteligência da sua empresa e otimizar seus processos! Dessa forma, as informações ficam padronizadas e centralizadas, dando aos gestores a possibilidade de tomar decisões muito mais embasadas e assertivas!

Quer saber mais? Entre em contato conosco e conheça tudo sobre ele! Suas funcionalidades e potencialidades! Temos certeza de que você não vai se arrepender.

E quais processos de gestão não podem ser automatizados?

A gestão de desempenho é um processo orientado para as pessoas. Porém, mesmo uma solução tecnológica não consegue evitar por completo aquelas “conversas difíceis”. Às vezes, elas são simplesmente necessárias. E os gestores devem cumprir com seu papel e fazê-las acontecer.

Embora alguns feedbacks possam ser desagradáveis, quando complementados com dados objetivos fornecidos por robustos sistemas de gestão, eles se transformam em discussões honestas. Ou até mesmo em sessões de coaching.

Além disso, esses dados também ajudam a eliminar o preconceito implícito. Com o tempo, funcionários terão a sensação (correta, diga-se de passagem) de que estão sendo avaliados séria e objetivamente.

11. Melhores práticas de gestão de desempenho

A única maneira de garantir o sucesso da gestão de desempenho é tratá-la como um processo fluido e em constante evolução, por meio de três práticas altamente recomendadas.

a. Uma estratégia de gestão de desempenho bem projetada

Algumas das principais questões que um plano de gerenciamento bem elaborado responderá são:

• Com que frequência o desempenho do funcionário será avaliado: trimestralmente, semestralmente ou anualmente?
• Que abordagem seguirá uma conversa de feedback?
• Qual será a abordagem pós-feedback e o sistema de avaliação?

E também não devemos esquecer aqueles pequenos feedbacks que são fornecidos pelas pessoas mais próximas no trabalho. Essas informações ajudam a fazer melhorias constantes e permitem o aprendizado no fluxo de trabalho.

Novamente, isso é possível com o uso de uma ferramenta de gerenciamento de desempenho automatizada que permite definir metas, modificá-las e comunicar as mudanças em movimento.

Dessa forma, vamos afirmar o óbvio: nenhuma reunião desnecessária é necessária! E os funcionários podem modificar seu plano de trabalho e estratégia de acordo com as metas que você atribuir.

b. Uma cultura de comunicação aberta e eficaz

O monitoramento contínuo é um jeito de iniciar conversas sobre os problemas dos funcionários. Um sentimento negativo ou o mau desempenho podem ser resolvidos apenas quando a comunicação é aberta e transparente.

Uma cultura de comunicação é responsabilidade de toda a organização, começando pela alta liderança e descendo a todos os departamentos. Os gestores adotarão essa cultura e fornecerão feedbacks honestos aos funcionários, no intuito de ajudá-los a se desenvolverem.

Isso pode ser feito mudando-se o mindset dos gestores que já pertencem à empresa ou então partindo para a contratação de gestores orientados a essa cultura. Isto é, qualificados a fornecerem feedbacks positivos e construtivos, motivando os funcionários mas também responsabilizando-os por seu trabalho.

A comunicação transparente também inclui:

• Compartilhar com o funcionário exatamente o que se espera dele
• Treinar funcionários para alcançar seu potencial máximo por meio de metas viáveis
• Fornecer feedbacks orientados, nunca genéricos!
• Revelar as recompensas para o cumprimento de metas bem-sucedidas.

c. Monitoramento contínuo

Não soa muito bem quando falamos em “monitoramento contínuo”, não é? Parece algo como um Big Brother corporativo, fiscalizando cada movimento e cada ação do funcionário. Mas, na verdade, isso é exatamente o oposto de uma gestão eficiente de desempenho.

Não queremos que você monitore cada ação dos seus colaboradores! No contexto de RH, monitoramento contínuo significa rastrear o progresso dos funcionários e monitorar sua produção e seus resultados.

Além disso, ao ficar de olho no sentimento dos funcionários, por meio de observação e interações, os gestores podem avaliar o humor geral de suas equipes. Isso permite que eles resolvam um problema qualquer assim que ocorrer.

Com as ferramentas de tecnologia disponíveis, conforme discutido anteriormente, o monitoramento contínuo é agora uma tarefa muito mais fácil. E com os dados objetivos que um software de gerenciamento automatizado pode revelar, é mais fácil iniciar conversas com os funcionários.

E, para habilitar todos esses elementos estratégicos de uma gestão de desempenho bem-sucedida, há uma série de sistemas à sua escolha. Essas soluções podem simplificar várias operações que tradicionalmente dependiam de processos manuais, bem como o monitoramento e a entrega de feedback.

12. A gestão tradicional saiu de moda!

As empresas de hoje devem esquecer o sistema tradicional de gestão de desempenho. Estamos no século XXI, época em que tecnologia e digitalização já se consolidaram como mecanismos corriqueiros e de simples acesso no nosso dia a dia.

Notebooks, celulares, tablets, internet, dados na nuvem, inteligência artificial… Tudo tem convergido para a automatização de serviços, visando agilizar os processos e melhorar seus resultados.

Hoje, mais de um terço das empresas americanas estão substituindo as avaliações anuais por processos mais frequentes e informais entre gerentes e trabalhadores. Estamos falando de empresas altamente competitivas e inovadoras como Microsoft, IBM, Dell, Juniper Systems, entre outras.

O entendimento é o seguinte: empresas que ainda não deram o primeiro passo rumo à digitalização dos processos de gestão de desempenho estão ficando para trás! Portanto, é fundamental que façam um levantamento das características de seus programas atuais e considerem seriamente a questão.

E isso inclui tudo, desde definir metas até avaliar os incentivos que dão aos seus funcionários.

Nesta modernidade, os líderes de RH estão sendo pressionados a assumir um papel bem mais importante, levando as organizações a se tornarem verdadeiramente digitais, em vez de somente usar algumas tecnologias “inofensivas”.

Além disso, não podemos esquecer a participação dos próprios funcionários e membros da equipe, cada vez mais próximos às grandes decisões estratégicas da organização. Mesmo porque acreditamos que todo mundo pode contribuir com alguma coisa, ainda que pequena. E se a empresa não confia em seus colaboradores, vai confiar em quem, não é mesmo?

Busquemos uma maior integração! Busquemos soluções inteligentes e otimizadas!

Todos nós temos a ganhar!

Ainda com dúvidas? Entre em contato conosco e fale com alguém da nossa equipe. Estamos aqui para esclarecer qualquer questão relacionada à área de gestão de pessoas ou aos nossos produtos.

Como a gestão do desempenho pode trazer resultados efetivos para a organização?

Qual a importância da gestão do desempenho para as organizações?

Como o resultado de um processo de gestão do desempenho contribui para os resultados do negócio?

Qual as vantagens a gestão do desempenho traz para as organizações e pessoas?