Como fazer uma declaração de Quitação de débito?

A sua escola já começou a emitir a declaração de quitação anual de débitos? Fique atento, pois a entrega aos estudantes e responsáveis é obrigatória e o prazo está se aproximando!

Saiba mais detalhes sobre como emitir a declaração e tenha acesso a um modelo gratuito para fazer o download!

O que é a declaração de quitação anual de débitos?

A declaração de quitação anual de débitos é um documento que informa o pagamento referente à contratação de algum serviço.

Em outras palavras, a declaração serve como um comprovante para o consumidor, pois atesta que não há valores em aberto referente ao serviço contratado.

A obrigatoriedade de emissão já acontece desde 29 de julho de 2009, data em que foi sancionada a Lei n° 12.007. A legislação estabelece que todas as empresas, públicas ou privadas, que prestem algum serviço de forma contínua, devem emitir a declaração para os seus clientes, inclusive as escolas.

Nesse caso, além da escola emitir a declaração, deverá informar no mesmo documento que ele substitui os recibos e comprovantes mensais emitidos durante o ano, conforme o artigo 4° da Lei.

Esse processo simplifica a vida do responsável financeiro do estudante, pois poderá guardar um único documento contendo todas as informações financeiras necessárias.

Qual o prazo de emissão?

Segundo a Lei n° 12.007, a declaração deverá ser enviada ao consumidor até o mês de maio do ano seguinte, referente aos serviços pagos no ano anterior.

Se até o mês de maio houver débitos em aberto, a declaração deverá ser enviada no mês subsequente à completa quitação dos débitos do ano anterior ou dos anos anteriores.

E referente a qual período devem ser os valores presentes na declaração? O período deve corresponder a doze meses, de janeiro a dezembro. Mas, caso o serviço tenha sido contratado por menor tempo, deverá constar a quantidade de meses utilizados.

Por exemplo: se a matrícula de um estudante ocorreu em junho e, por algum motivo, encerrou em dezembro, a declaração deverá conter os meses de junho a dezembro, período em que o serviço foi prestado.

E as despesas com material escolar, uniforme e outros serviços adquiridos na escola também devem constar na declaração de quitação anual? 

Sim, todos os serviços usados e quitados devem integrar a declaração. Essas informações podem constar de forma detalhada ou não, fica a critério da escola.

Quais as vantagens de emitir com antecedência? 

Como falamos antes, a declaração pode ser entregue ao responsável financeiro até o mês de maio. Dessa forma, para os responsáveis que já estão com os pagamentos em dia no final do ano, a declaração pode ser encaminhada em janeiro, por exemplo.

Mas por que entregar com antecedência? Imagine quantos outros serviços são usados pelas famílias! Abastecimento de água, fornecimento de luz e telefone, uso de cartão de crédito, Internet e TV por assinatura são alguns exemplos. Para cada uma dessas despesas é emitida uma declaração de quitação de débitos.

Assim, quando a escola adianta o prazo de entrega gera um diferencial para a instituição e proporciona uma boa experiência para o cliente, que poderá organizar as finanças e ficar tranquilo para o próximo ano.

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Como fazer a emissão?

A primeira forma de emissão pode ser feita na fatura do mês de maio ou do mês subsequente à quitação dos débitos. A segunda maneira é emitir uma declaração em documento próprio da escola.

Ambos os formatos de emissão são manuais. Se a sua escola emite dessa forma, temos um modelo de declaração gratuito para lhe auxiliar. Para baixar, é só preencher os seus dados abaixo.

Além da emissão manual, existe a emissão automatizada com o apoio de um sistema de gestão educacional. Se pensarmos do ponto de vista de agilidade no processo, a emissão automatizada é mais vantajosa.

Afinal, imagine uma escola com dois mil alunos, cada um com uma situação financeira diferente: alguns adimplentes e outros não. Como fazer este controle pela fatura? Como enviar a declaração para os estudantes e/ou responsáveis: por correio ou e-mail? 

É possível fazer dessa forma, porém, será necessário muito mais tempo e esforço operacional da secretaria escolar e do setor financeiro. Por isso, a nossa recomendação é que você considere o uso de um sistema de gestão escolar que apoie essa tarefa. 

O A+ Unimestre, por exemplo, conta com o Portal Online, ambiente virtual em que o próprio estudante ou o responsável podem acessar e usar como autoatendimento. 

Dessa forma, a escola não precisa se preocupar em emitir a declaração, pois o próprio sistema é configurado para isso. Com o autoatendimento, estando adimplente, o estudante ou responsável financeiro já pode emitir o documento a partir de janeiro, sem precisar aguardar o prazo final para emissão.

Qual a relação da declaração com o imposto de renda?

A declaração de quitação anual de débitos é diferente da declaração de imposto de renda.  Enquanto a Declaração para IR demonstra apenas os serviços cobrados no ano anterior e pode eliminar valores como cantina ou similares, a declaração de quitação anual de débitos incluirá também esses valores.

Gostou do conteúdo? Saiba mais sobre o A+ Unimestre e como podemos apoiar a sua escola com um sistema completo e integrado!

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