Para auxiliar tomar decisões e optar por soluções efetivas, precisamos de tecnologia da informação.
Uma decisão é uma escolha entre diferentes opções ou possibilidades que são tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades. Mas se não temos o principal produto, ou seja, a informação de maneira oportuna e disponível, nada será possível.
Muitos diretores e gestores não chegam a uma solução real dentro das empresas porque não sabem, primeiro: identificar o “problema-causa”, sempre focam nos “problemas-efeito”.
Em qualquer caso, devemos considerar:
problema = oportunidade de melhoria
problemática = processo
Mas, para simplificar o entendimento, chamaremos o Processo de Projeto sob o foco “Problema-Solução”.
Para tomar decisões efetivas, recomendo seguir um processo: metodologia base do Seis Sigma (metodologia para fornecimento de produtos melhores, mais rápidos e embasado em processos). Nessa linha passamos para os seguintes passos:
DEFINIR: formular o Projeto
Implica definir os objetivos do Projeto baseado em um modelo preliminar do problema que contemple as seguintes atividades:
- Definir a equipe de trabalho;
- Recoletar necessidades e expectativas dos envolvidos;
- Identificar problemas ou oportunidades de melhora;
- Estabelecer objetivos preliminares, prazos e os custos das atividades.
Ferramentas recomendadas:
- Ficha do projeto para consolidar Objetivos, Prazos e Custos;
- Quadro Bidimensional para determinar a importância de elementos baseados em duas variáveis;
- Diagrama de Caracterização para entendimento geral do sistema.
MEDIR: estabelecer Sistema de Medidas
Medir a frequência e possibilidades de erros para estabelecer metas baseados na recoleta de informação numérica interna e dos concorrentes. Atividades sugeridas:
- Estabelecer o Fluxo do Processo;
- Estabelecer elementos-chave do problema;
- Definir indicadores relevantes;
- Recoletar informação numérica;
- Validar o Sistema de Medidas para empregá-lo nas fases seguintes.
Ferramentas recomendadas:
- Fichas de indicadores para precisar as métricas e as fontes dos mesmos;
- Fluxograma de Processos para identificar elementos-chave;
- Benchmarketing para definir metas realistas e relevantes.
ANALISAR: estruturar problema e soluções
Aprofundar as causas que determinam os erros e definir oportunidades de melhora priorizando-as. Atividades sugeridas:
- Analisar relações Causa-Efeito;
- Validar relações baseadas em indicadores;
- Definir alternativas de solução.
IMPLANTAR: selecionar e aplicar soluções
Definir os elementos específicos que serão mudados e as metas finais. Desenvolver o projeto de mudança. Atividades sugeridas:
- Selecionar alternativas a serem implantadas;
- Plano definitivo do projeto;
- Implantar soluções.
Ferramentas recomendadas:
- Relatório de gestão para fazer acompanhamento sistemático do projeto;
- Diagrama de Pareto para selecionar as soluções que contribuem maior valor.
CONTROLAR: garantir a melhora contínua
Implantar um Sistema de Monitoramento para prevenir que sejam retomadas práticas anteriores e sejam identificados problemas adicionais.
- Monitorar o processo para identificar tentativas de “voltar ao passado”;
- Identificação de problemas adicionais.
Ferramentas recomendadas:
- Tabela de controle para estabelecer sistemas de incentivos para os envolvidos;
- Benchmarking para manter o processo dentro dos parâmetros competitivos;
- Definir funções e responsabilidades nas atividades de melhora.
Recomendações finais:
- Para tomar decisões a matéria-prima fundamental é a informação formal, apoiado por uma boa plataforma de TI com informação online. Analisar dados de um período é como realizar autópsia gerencial;
- Não focar em apenas uma fonte de informação, muito menos subestimar ou sobrestimar o valor da informação recebida de outros;
- Deixe que seus colaboradores participem e escutem. Lhes dê atenção;
- Considere a educação ou preparação, o nível de decisão, seus valores e crenças, a motivação e expectativas das pessoas.
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Orlando Ponce – Interact, Empresa parceira da Edocx
Uma das etapas mais críticas de uma empresa está no processo de tomada de decisão, já que as opções demonstradas pelos gestores nessa fase vão afetar os resultados e o desempenho de todo o negócio. Sendo assim, poder contar com uma tecnologia pode fazer muita diferença, pois torna a movimentação mais confiável, efetiva e precisa. E, por isso, vamos te mostrar como uma inovação tecnológica pode ser uma
grande parceira nessa missão. Continue a leitura aqui com a gente! Já faz muito tempo que a tecnologia, através de softwares e de ferramentas, vem se tornando mais presente no cotidiano das empresas, automatizando processos e trazendo simplicidade para as tarefas. Logo, podemos dizer que, nesse cenário, ela colabora com a tomada
de decisão. Os sistemas qualificados são capazes de centralizar informações internas e externas, de integrar setores e de aprimorar vários processos de maneira confiável, resultando em maior controle e visibilidade do gestor. Realizar o mapeamento de todos os pontos que serão fundamentais para orientar uma escolha fica ainda mais fácil com o suporte desses programas. Isso porque eles permitem a consulta de informações que são importantes e promovem uma análise bem
completa da realidade do negócio, evidenciando as oportunidades e as ameaças. Basicamente, ferramentas de alta tecnologia são essenciais para que a tomada de decisão tenha sucesso, além de maior qualidade. Então vamos ver como isso funciona na
prática: A movimentação do mercado e das ações internas de um negócio fazem com que a tomada de decisão se torne um processo bem complexo, com muito fatores envolvidos e que necessitam ser avaliados de maneira detalhada. Uma conquista relevante, que a tecnologia traz, é a integração, que possibilita concentrar, em um mesmo sistema, informações da empresa toda. Dessa maneira, os
líderes podem visualizar e compartilhar os dados em tempo real e constituir relatórios com maior precisão, possibilitando decisões com fundamento. Ao usar ferramentas de alta tecnologia, a sua empresa não ganha apenas tempo, mas sim uma otimização dos processos. Os softwares permitem que um gestor crie um
fluxo de atividades que são controladas por uma plataforma, o que gera um aumento na produtividade e maior eficiência. Além do mais, eles ainda ajudam a agilizar o contato e o compartilhamento de informações com outros setores. Isso permite uma melhor administração do tempo em todas as atividades. Um ponto bem importante sobre tudo isso é que o mercado atual demanda respostas rápidas. Ou seja, empresas
que demoram em alguma tomada de decisão, acabam correndo o risco de perder grandes oportunidades que surgem ao longo do tempo. Por isso, a tecnologia se torna essencial, uma vez que com a integração de sistemas, o gestor passa a ter acesso a todo o fluxo de dados, seja de setores ou de outras filiais, tornando o processo inteiro mais ágil. Utilizando a
análise dos dados, um gestor passa a ter a capacidade de reconhecer erros e impedimentos que deixam os processos mais demorados e ineficientes. Ele pode realizar os ajustes necessários com base em referências reais do funcionamento do negócio e em estatísticas, deixando de lado o famoso ‘achismo’. Assim, a tecnologia proporciona maior
eficiência, permitindo que gestores melhorarem a organização das tarefas e trabalhem os pontos fracos e fortes da empresa, onde eles estão cientes dos processos como um todo. Atualmente, os softwares de gestão têm ganhado cada vez mais relevância quando o assunto é apoiar um gestor a tomar alguma grande decisão. Mas, além deles, existem ferramentas que são extremamente importantes para
melhorar procedimentos e aumentar a produtividade. As mais conhecidas e utilizadas são:
Conheça a atuação da tecnologia nesse processo
Integração das informações
Administração do tempo
Escolhas mais ágeis na tomada de decisão
Gestão de processos
As principais ferramentas que apoiam uma tomada de decisão
Business Intelligence (BI): é um conjunto de técnicas e de ferramentas que visam oferecer suporte à tomada de decisão e ao monitoramento de resultados dos investimentos da empresa;
Customer Relationship Management (CRM): auxilia as empresas a terem um relacionamento melhor com seus consumidores e a entenderem as características do perfil de seu consumidor ideal;
Balance Scorecard (BSC): considerado um modelo de gestão estratégica, é uma solução que propicia mensuração, avaliação, entendimento e acompanhamento de resultados e ações, sendo muito importante para uma tomada de decisão.
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Quando o assunto é enriquecer e analisar a sua base de devedores, a CDL SP conta com soluções que podem melhorar o seu cadastro e localizar seu cliente inadimplente através das soluções de dados da Salesbox, Joint Venture da CDL SP/SPC Brasil e Ibope DTM.
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Esperamos que esse conteúdo tenha ajudado você e compreender como uma tecnologia pode melhorar a tomada de decisão na sua empresa. Além de mostrar como ela é essencial para melhorar resultados, otimizar processos e levar o seu negócio ao sucesso.