O processo de transformação digital atingiu empresas dos mais variados ramos de atuação, e a Indústria 4.0 promete continuar entregando tecnologias relacionadas à automação, à computação em nuvem e à internet, de modo geral.
Profissionais que atuam no ramo da contabilidade já contam com ferramentas tecnológicas que influenciam positivamente a rotina de trabalho, como softwares contábeis e sistemas de integração. Mas, nesse cenário, o que muda para o contador?
Se ainda não modernizou os processos de seu escritório e quer saber os benefícios que a tecnologia oferece, continue lendo este artigo!
Gestão do escritório contábil
Uma das primeiras mudanças está relacionada à gestão do escritório. Imagine um software contábil que ajuda a:
- agilizar e automatizar tarefas;
- aumentar a produtividade individual e coletiva;
- reduzir erros;
- otimizar o tempo gasto em cada atividade;
- baixar NFes e emitir GRUs;
- gerar livros fiscais;
- formatar demonstrativos;
- cuidar da área financeira.
Facilitaria, e muito, a rotina da equipe, não é?
Um sistema tecnológico desenvolvido para contadores, além de cumprir com os tópicos vistos acima, ainda ajuda a melhorar o relacionamento com os clientes por aprimorar os serviços prestados pelo escritório.
Integração com o sistema ERP online das empresas atendidas
Um sistema ERP online é focado na gestão empresarial. Por isso, nele constam todos os dados referentes às movimentações financeiras das empresas atendidas, sejam de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária ou vendas.
Imagine você, contador, tendo acesso a todos esses dados, a qualquer hora (sem precisar falar previamente com os clientes), e podendo exportá-los para o seu próprio software contábil!
É isso o que uma ferramenta de integração contábil possibilita. Seu uso garante benefícios como:
- aumento de produtividade;
- melhora da comunicação interna;
- melhora da comunicação com o cliente;
- redução significativa do uso de papéis;
- eficiência operacional;
- otimização dos processos do escritório.
Gestão otimizada de projetos e da equipe
Já falamos sobre software contábil e sobre ferramenta de integração, mas ainda há muitos outros recursos tecnológicos que influenciam de maneira positiva no dia a dia dos contadores.
Aqui, vamos dar um exemplo que auxilia na otimização da gestão de projetos e de equipes: o Trello!
Os recursos dessa plataforma em nuvem auxiliam diferentes empresas dos mais diversos ramos a gerenciar projetos e equipes. Tudo é online e não há a necessidade de instalação, veja como funciona:
- Ao se cadastrar, você já poderá criar um quadro (que abrange todo o projeto);
- Uma vez criado o quadro, é possível criar listas dentro dele (Tarefas a fazer, sendo feitas e concluídas, por exemplo, sendo três listas nesse caso);
- Dentro das listas, criam-se cartões com informações sobre cada atividade. Ainda utilizando o exemplo acima: na lista de “Tarefas sendo feitas”, dá para criar o cartão “DRE da empresa X”, por exemplo, inserir o prazo e o nome do colaborador responsável pela tarefa, entre outras informações relevantes — assim que a atividade for finalizada, é só arrastar o cartão para “Tarefas concluídas”.
Como o sistema funciona de forma colaborativa, tanto os membros da equipe quanto o gestor podem criar e editar listas e cartões. Assim, ao acessar o sistema é possível saber tudo o que está acontecendo no escritório e quais funcionários já finalizaram as tarefas do dia ou da semana.
Tomada de decisões baseadas em dados
O que vimos nos tópicos anteriores mostra algo importante: a tecnologia, ao reunir dados fidedignos sobre o negócio, auxilia na tomada de decisão.
Veja alguns dos benefícios advindos disso:
- elaboração de um planejamento estratégico;
- redução do custo operacional;
- gestão otimizada, e não feita às cegas;
- melhores soluções a curto, médio e longo prazo;
- tempo para consultoria contábil.
Ou seja, além de automatizar processos, aumentar a produtividade, melhorar a comunicação com clientes e membros da equipe, a tecnologia ainda reúne o necessário para que contadores possam tomar decisões baseando-se nas necessidades reais do próprio escritório.
Enfim, vimos aqui o que muda para o contador quando se trata de tecnologia aliada à contabilidade. Percebemos que os processos do dia a dia feitos de forma manual podem atrasar outras obrigações e compromissos desnecessariamente, não é?
Mesmo que você e sua equipe já estejam acostumados ao modelo de trabalho atual, saiba que com a tecnologia e com a automação vocês não precisam mais levar horas para finalizar determinados processos.
Quando falamos sobre as mudanças na contabilidade, é comum pensarmos apenas nas que estão relacionadas à legislação. Inclusive, ao longo dos anos, o cenário foi exatamente esse: novos tributos, atualizações de regras, ajustes de alíquotas, etc. No entanto, com a evolução do setor, foi possível notar outras mudanças, fazendo com que os profissionais tivessem que se adaptar para continuar oferecendo um serviço de qualidade e dentro da lei.
A Transformação Digital impactou a contabilidade de forma positiva. Com o surgimento de ferramentas e softwares foi possível organizar melhor os processos, agilizar diversas entregas e cumprir com os prazos das atividades.
Diante disso, elencamos neste texto cinco mudanças que aconteceram no setor contábil devido o surgimento da tecnologia. Prossiga com a leitura para se informar!
1. Realização de reuniões online
Os problemas na comunicação empresarial puderam ser solucionados graças à tecnologia. Hoje, por meio da videoconferência, é possível fazer reuniões sem a necessidade de deslocamento e, inclusive, sem custos. Há diversas ferramentas que podem ser usadas gratuitamente, necessitando apenas que os participantes tenham acesso à internet.
Assim, dá para falar com o cliente a qualquer momento do dia e com os demais profissionais da empresa de qualquer lugar. Além de otimizar e melhorar a gestão do tempo, os imprevistos também são reduzidos. Sem contar que, para o escritório contábil, é uma forma de captar clientes de outras cidades, visto que não há necessidade de encontros presenciais.
2. Atendimento ao cliente via WhatsApp
Bem semelhantes às reuniões online, outra mudança na contabilidade ocasionada pela tecnologia foi o atendimento ao cliente. Demos adeus ao telefone tocando o dia inteiro e à necessidade de ter alguém apenas com essa principal função.
O Whatsapp, um dos aplicativos de mensagens mais usados no mundo, mudou a forma como as empresas se relacionam com seus clientes. Os contadores, nesse caso, podem aproveitar os recursos do Whatsapp Business, que é exclusivo para empresas.
Com ele, dá para enviar respostas automáticas, agilizando o atendimento e evitando que o cliente fique esperando. Além disso, o aplicativo fornece estatísticas que permitem o acompanhamento de quantas mensagens foram enviadas, quais delas foram lidas e respondidas.
Os contadores conseguem estreitar o relacionamento com os clientes, pois podem enviar conteúdos personalizados com frequência, como lembretes de alterações cadastrais ou de cumprimentos de prazos. Ele se mostra interessado e eficiente, requisitos fundamentais para que os clientes se sintam satisfeitos e valorizem a empresa.
3. Armazenamento de documentos na nuvem
Se você acompanha as evoluções tecnológicas no setor contábil, é bem provável que já tenha ouvido falar no armazenamento em nuvem. Já mencionamos ele em outros posts justamente por conta dos benefícios que oferece aos profissionais e aos clientes. Sem contar que é uma tecnologia muito utilizada e, por isso, precisa ser inserida na rotina.
Se antigamente os documentos eram guardados em pastas ou em armários de arquivo, que ocupam espaço e estão suscetíveis a estragos causados pelo tempo, hoje, graças ao armazenamento em nuvem, tudo mudou.
Agora, as informações podem ser acessadas de qualquer dispositivo por usuários que tenham autorização e acesso à internet. O recurso garante uma significativa redução de gastos e aumenta a produtividade. Além de atender às exigências do Fisco no que diz respeito ao armazenamento de notas fiscais eletrônicas pelo prazo de cinco anos. Por estarem no mesmo ambiente, podem ser localizadas de um jeito bem fácil e, principalmente, seguro.
4. Divulgação da empresa nas redes sociais
Você sabia que, segundo o IBGE, cerca de 65% da população está conectada no Brasil? Ter um site e estar presente nas redes sociais é uma forma de alcançar esse público e conquistar mais clientes.
Graças aos avanços da tecnologia, o escritório de contabilidade não precisa mais ficar restrito apenas às indicações de outros clientes, pois pode criar estratégias para se posicionar online e ganhar visibilidade.
Para os clientes já existentes, estar nas redes sociais é também estar próximo a eles. O escritório de contabilidade pode divulgar notícias, atualizações e até mesmo informações sobre a empresa, posicionando-se como autoridade, destacando-se da concorrência e mostrando domínio do assunto.
5. Automatização de tarefas
Entre as mudanças causadas pela tecnologia dentro do setor contábil, temos a automatização de tarefas. Inclusive, essa é uma das transformações que mais impactaram a área de forma positiva, afinal, a rotina pôde receber diversas melhorias. As atividades que são necessárias, mas que exigem bastante tempo e são burocráticas, agora podem ser feitas por meio da robotização.
Essa única solução tecnológica já tem uma série de benefícios. Além de reduzir as chances de erros, já que os robôs inteligentes realizam as tarefas de forma automatizada e a partir, muitas vezes, do Machine Learning, há também mais agilidade nas entregas. Ou seja, o que levaria horas para ser feito manualmente pode ser concluído em questão de segundos pelos robôs.
Sem contar que é graças à automação de tarefas que o profissional contador pode, finalmente, focar em outras atividades do seu dia e, até mesmo, oferecer um serviço mais personalizado aos clientes. Atender aos diversos prazos também é mais viável a partir de um software contábil, isso evita uma série de problemas e garante a saúde financeira da empresa.
As mudanças na contabilidade por conta dos avanços da tecnologia estão cada vez mais presente na rotina dos profissionais. Muito além de ser uma opção mais prática, é, principalmente, uma necessidade. A Receita Federal, por exemplo, está bem conectada e já recebe informações completamente online. E a tendência é que os demais órgãos também adiram às soluções.
E você, sentiu o impacto da tecnologia no setor contábil? Aprimore os seus conhecimentos e saiba como o contador pode se adaptar à tecnologia!