Diante da grande competitividade entre as empresas e das constantes modificações na legislação tributária, o planejamento contábil se tornou ferramenta fundamental para a tomada de decisões de gestores. Esse importante instrumento pode ser utilizado tanto por empresas de pequeno, como de médio e grande porte.
Porém, na maioria das vezes, os gestores não sabem como fazer um planejamento contábil e muito menos como implantar esse método no seu negócio. Por essa razão, criamos este post. Aqui, ensinaremos quais são os passos necessários para desenvolver uma estratégia adequada para as necessidades de cada empresa.
Encontre os pontos negativos e positivos
A primeira coisa a se fazer é encontrar todos os pontos positivos e negativos do setor contábil que dificultam o crescimento da sua empresa. Para não se esquecer de nenhum detalhe, anote em um papel ou registre os dados em uma planilha no seu computador. Quanto antes forem vistas as falhas, mais cedo elas poderão ser solucionadas.
Crie metas e estabeleça os passos para alcançá-las
O segundo passo para fazer um planejamento de contabilidade que produza bons resultados é criar metas. Para isso, determine os objetivos a serem alcançados pelo setor contábil e se lembre de que eles podem ser de curto ou de longo prazo.
A seguir, estipule as prioridades e informe a equipe de contabilidade como devem fazer para realizar as tarefas a partir dessa data. Então, será a hora de começar a colocar cada um dos pontos traçados em prática.
Organize os documentos contábeis
A organização é fundamental para o bom andamento das empresas de todos os ramos de atuação.
Já pensou se você procurar por notas fiscais, boletos a receber ou algum documento com dados referentes a tributos e não encontrá-los? Esse pode ser um problema sério e gerar consequências desagradáveis para você e para os seus funcionários.
Portanto, desenvolva um método com o critério de avaliar cada um dos documentos que possuam dados referentes a valores e separe aqueles que serão utilizados posteriormente daqueles que são apenas destinados ao arquivo.
Coloque-os em pastas com divisórias ou em caixas apropriadas e organize em uma lista no Word ou no Excel a localização de cada um deles por letras ou por números. Ou, se preferir, utilize o scanner e transforme todos os papéis em arquivos digitais, pois assim eles poderão ser guardados no seu computador.
Mantenha controle sobre todas as contas
Adotar a postura de manter as contas a pagar e a receber sob o seu controle é uma das melhores maneiras de reduzir os riscos relacionados à parte contábil do negócio. Com uma planilha, será bem simples visualizar:
- as datas para o pagamento dos boletos;
- datas de pagamento de impostos ou tributos;
- os valores de duplicatas a receber; e
- o vencimento das dívidas bancárias.
Tenha um calendário especial para os tributos
Outro passo importante é a elaboração de um calendário próprio para os tributos. Nele será possível anotar as obrigações diárias, mensais e anuais. Entre elas estão as datas relativas ao pagamento dos impostos e os dias designados para pagar os seus funcionários.
As informações referentes à agenda de obrigações fiscais devem ser colocadas em um local visível. Preferencialmente, onde todos os funcionários que trabalham no setor de contabilidade tenham acesso.
Controle todas as atividades da empresa
Para conseguir fazer um bom planejamento contábil, também é importante que o gestor tenha total controle sobre todas as atividades realizadas em sua empresa. As horas gastas em etapas produtivas e com processos internos estão entre as tarefas que mais devem ser controladas.
Dessa maneira, será bem mais fácil computar o tempo que foi necessário para realizar cada processo. Então, será mais simples para calcular os honorários que serão cobrados de cada cliente, e o sucesso do empreendimento estará garantido.
Avalie as métricas e acompanhe os resultados
Avaliar o fluxo de caixa, crescimento da receita, margem bruta, retorno de investimento e o custo da aquisição de clientes é de extrema importância para o planejamento contábil. Fazendo esse monitoramento das métricas e acompanhando os resultados, fica mais fácil identificar o que ainda necessita de alguma alteração e será bem mais simples mensurar a saúde financeira de sua empresa.
Faça reuniões periódicas com departamento contábil
As reuniões são perfeitas para aproximar gestores e funcionários, além de serem ótimas para acompanhar a evolução das estratégias do setor contábil criadas por você e pela sua equipe. Por essa razão, faça reuniões semanais ou, se preferir, mensais. E escute sempre a opinião e os pontos relevantes sobre o planejamento contábil relatados pelos seus colaboradores.
Instale um software de gestão
Fazer a instalação de um software de gestão será uma ótima opção para gerenciar todas as informações referentes à contabilidade de sua empresa. Bastam apenas alguns cliques e todos os relatórios essenciais serão gerados rapidamente. E o mais interessante é que o sistema poderá ser acessado a qualquer hora do dia e a partir de qualquer lugar.
Revise o planejamento contábil regularmente
Revise o planejamento contábil sempre que for possível. Assim, algumas opções que não estiverem mais funcionando poderão ser alteradas e trarão melhores resultados.
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Com informações Contábil Rio